Top 10 I&A ontwikkelingen voor bestuurders (2020-2021)

02 juli 2020

Het schrijven van de kadernota in het tweede kwartaal dit jaar zal ongetwijfeld een turbulente dimensie hebben gekregen door het onverwacht razen van de tornado aan ontwikkelingen die Covid-19 met zich mee bracht. Het geeft een nieuwe kijk op de samenleving in zijn geheel en de invloed daarvan op overheidsorganisaties. Nu het hoogtepunt van deze storm voorbij lijkt te zijn, staat het zomerreces voor de deur en kunnen de bestuursorganen even een moment van rust tot zich nemen om de situatie te overzien. De cruciale vraag is hoe je, met beperkte financiële middelen in het verschiet, kunt bezuinigen door slim te investeren in het digitaliseren.

In deze nieuwsbrief een Top 10 van ontwikkelingen waarvan de implicaties mogelijk een plekje moeten krijgen in de meerjarenbegroting.

1. De digitale transformatie

Is in volle gang gezet door de coronacrisis en kent enorme leercurves sindsdien. We zien ook dat het steeds meer beleidsterreinen bij elkaar brengt en het bewustzijn rijst dat er serieuzer nagedacht mag worden, over de verschillende silo’s heen, wat de rode draad van digitalisering in onze samenleving betekent. Samenwerken intern en extern is naar het volgende level gebracht, hierdoor is het noodzakelijk de medewerkers mee te ontwikkelen en ze goed te begeleiden en op te leiden.

2. Digitalisering afmaken

Digitalisering overtreft de trap van ICT en is een enabler geworden om de economie te laten draaien. Het op afstand moeten werken heeft duidelijk gemaakt dat de interne processen volledig digitaal moeten zijn. Tijd dus om de digitalisering af te ronden. Alle nog in gebruik zijnde papierstromen en dossiers moeten weggewerkt worden en alles wat digitaal kan moet digitaal worden.

3. Datagedreven werken

Hiermee krijgt data-analyse als onderdeel van beleidsvorming en bedrijfsvoering de functie die het beoogt. Dat er behoefte is aan verschillende soorten data is tijdens de crisis nogmaals bevestigd. Operationele rapportages over de stand van zaken, bijvoorbeeld het aantal patiënten in de ziekenhuizen of op de IC’s kan als voorbeeld gebruikt worden voor de uitnutting van de Wmo per voorziening en kern. Trendanalyses over het verloop van de uitbraak als we bepaalde maatregelen niet nemen, worden als voorbeeld gebruikt in het voorspellen van de zorgvraag aan de hand van demografische ontwikkelingen en geplande woningbouw.

4. Leiderschap

De digitale transformatie brengt een nieuw model van bedrijfsvoering met zich mee wat invloed heeft op inhoudelijke functies en op fysieke werkplekken, op de medewerkers in uw organisatie dus. Het online werken, veelal vanuit een thuiswerkplek, vraagt een andere wijze van leiderschap en aansturing van uw organisatie. Ook de contacten met uw relaties, burgers en bedrijven, zult u op een andere wijze gaan onderhouden. Er mag nagedacht worden over uw leiderschapsstijl, de bedrijfscultuur en de positionering van de organisatie anno 2020.

5. Kansen

De coronacrisis zette een streep door de ambitie van de invoering van de Omgevingswet per 01-01-2021. Dit geeft ook meer tijd om weloverwogen stappen te zetten in het ICT proces t.b.v. burgerparticipatie voor inspraak en beleidsvorming over de inrichting van de buitenruimte. De essentie van de Omgevingswet vraagt om anders denken en werken en daarmee ook om nieuwe applicaties en inrichting van de werkprocessen.

De Wet open overheid (Woo), die tot doel heeft om overheden en semioverheden transparanter te maken, past prachtig in het tijdsbeeld en geeft een leidraad voor de te zetten stappen naar een samenleving waarbij informatievoorziening dankzij digitalisering helder, transparant, respectvol en effectief verloopt. Naast het voldoen aan minimaal de wettelijke kaders, biedt het kansen om de organisatie te profileren op het gebied van openheid en transparantie.

6. Privacy en veiligheid gegevens

Dit heeft natuurlijk alles te maken met een goed gewaarborgd beleid voor veiligheid en privacy van persoonsgegevens. Hier ligt een enorme taak voor bestuurders en ICT’ers. Want hoe borgen we gegevensbescherming vanuit een thuiswerkplek? Hoe creëren we een veilige digitale werkomgeving waarbij de voordelen van virtualisatie (remote desktop) gecombineerd kunnen worden met de voordelen van videobellen? Hoe worden de gegevens optimaal beschermd als thuiswerken noodzaak is? De protocollen dienen herzien en bijgesteld te worden en cybersecurity zal hoog op de prioriteitenlijst van de FG komen te staan. Daarnaast wordt er van overheden een proactief monitoren van cyberaanvallen en adequaat afweren daarvan verwacht.

7. Borgen van de continuïteit van ICT

De crisis heeft het belang van een betrouwbare ICT infrastructuur overduidelijk aangetoond. De organisatie kan niet meer zonder functioneren. Het is tijd om de strategische vraag te beantwoorden of de organisatie de ICT infrastructuur in eigen beheer moet blijven houden of dat een andere oplossing beter zou zijn. Elk antwoord heeft implicaties op gebied van personeel, financiën en leverbetrouwbaarheid. Zien we het beheer van de ICT infrastructuur als een kerntaak!?

8. Common Ground

De meningen zijn verdeeld maar feit is dat de nieuwe economie er één zal worden van samen werken en leven en dat principes gebaseerd op individualiteit niet meer overleven. Common Ground draagt die basisgedachte van samen in zich en misschien is dit nu wel het moment om tot een gezamenlijke consensus te komen tussen aanbieders onderling en met de gebruikers. Het belang van de data en de toegankelijkheid daarvan is een extra stimulans. Als iedereen de ontwikkeling omarmt en zich ervoor uitspreekt, kan deze ontwikkeling kans krijgen.

9. Eenvoudige taken verdwijnen

De snel ontwikkelende technische mogelijkheden, van robotisering tot zelflerende programma’s, in combinatie met het meer aan de bal brengen van de burgers en ondernemers als het gaat om dienstverlening met selfservice, maakt dat veel van de eenvoudige taken en werkzaamheden in hoog tempo verdwijnen. Dit raakt niet alleen het aantal medewerkers dat nodig is voor de werkzaamheden, het vraagt ook een ander kennisniveau omdat juiste de moeilijkere taken op hun bord komen en de applicaties complexer worden. Het vraagt visie en strategie van het management.

10. Visie op Informatie

De huidige ontwikkelingen vragen meer dan ooit om een eenduidige en integrale visie op dienstverlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening. Een visie ter ondersteuning van alle bovengenoemde aandachtsgebieden om daarmee samen aan het huis van de toekomst te bouwen en een leefbare samenleving te genereren. De huidige dynamiek laat zien dat de visie niet voor langere tijd statisch kan zijn, maar ieder jaar een evaluatie moet krijgen op uitvoering en beoogde resultaten.

Tenslotte,

Wij wensen u allereerst een periode van rust en ontspanning toe, na een heftige tijd in de achterliggende maanden en in het verschiet, waarna Native u op elk van deze punten kan adviseren, begeleiden en ondersteunen. Native Consulting, info@nativeconsulting.nl, tel 085-4012987.