Wet Open Overheid: transparante en betrouwbare overheid

01 juli 2021

De kindertoeslagaffaire heeft de Wet Open Overheid (WOO) nog betekenisvoller gemaakt. De noodzaak om het vertrouwen in de overheid terug te winnen door meer transparantie en zorgvuldigheid in te bouwen, wordt o.a. bestendigd met de invoering van de WOO. Afhankelijk van de mate waarin de informatiehuishouding al op orde is wordt het een forse opgave voor lokale overheden om het handelingsperspectief te wijzigen en processen in te richten.

In september 2021 wordt de WOO in de eerste kamer behandeld en het kabinet heeft, vooruitlopend op besluitvorming, al structurele middelen gereserveerd in het Gemeentefonds m.i.v. 2022, voor de uitvoeringskosten van de wet. Kortom, alles is erop gericht dat de WOO in het 2e/3e kwartaal 2022 van kracht zal zijn. Waarbij elke overheidsorganisatie een meerjarig implementatieplan moet hebben om de WOO stapsgewijs in te voeren.

Het is nog niet duidelijk wat de reikwijdte van het juridisch kader precies zal zijn. Zeker is dat de besluitvormingsprocessen van lokale overheden en de inrichting van de informatiehuishouding in brede zin (technisch en databeheer en -kwaliteit) zonder meer worden geraakt.

Het is noodzakelijk om op korte termijn de voorbereiding te starten om inzicht te krijgen in de opgave en een basis te leggen voor een meerjarig implementatieplan. Om de impact te bepalen voor jouw organisatie komen de volgende vraagstukken aan de orde:

1. Definiëren van de informatiestromen:De WOO geeft aan welke informatiecategorieën vallen binnen het wettelijk kader. Vertaal deze naar jouw organisatie en breng in beeld welke informatiestromen dit omvat.
2. (Her)inrichten besluitvormingsprocessen:Documentstromen zijn onderdeel van het besluitvormingsproces in jouworganisatie. Wat betekent de WOO voor de inrichting van de besluitvormingsprocessen (actieve openbaarmaking) en de wijze waarop informatie wordt gedeeld (en vastgelegd)?
3. (Her)inrichten Databeheer: Naast de zorgplicht om documenten up to date en toegankelijk (open format) te houden, moet elk document van metadata worden voorzien. Wat vraagt dit van de inrichting van jouw databeheer, mogelijk andere ordeningsprincipes en de conversie van documenten?
4. Inrichting systemen: Jouw systemen (zaak- / DIV-informatiesystemen) moeten hierop worden ingericht en gekoppeld worden met een landelijk platform voor overheidsinformatie (PLOOI) om data te ontsluiten. Is jouw technische infrastructuur hiervoor geschikt en welke maatregelen zijn nodig?
5. Handelingsperspectief: Het belang om documenten / informatiebronnen goed vast te leggen vanuit het perspectief van transparantie, privacy en zorgvuldigheid vraagt om bewustzijn van medewerkers, maar ook hoe ga je om met ‘vertrouwelijke’ informatie? Welke interventies zijn er nodig om het bewustzijn te vergroten?
6. Implementatiekosten: De implementatie van WOO zal ook om een investering vragen waarvoor extra middelen nodig zijn, incidenteel en structureel. Afhankelijk van de uitkomsten van de impactanalyse en de maatregelen die worden voorzien is het wenselijk voor de Begroting 2022 al middelen te reserveren. Mogelijk in aanvulling op de extra middelen die je via het gemeentefonds ontvangt.

Kortom; door snel inzicht te krijgen in de impact die de WOO voor jouw organisatie heeft, kun je tijdig passende maatregelen nemen.

Mocht je naar aanleiding van dit artikel willen sparren over de aanpak voor uw organisatie? Neem dan contact met ons op r.cortjens@nativeconsulting.nl / 085-4012987 of vul onderstaand formulier in, dan nemen we contact op met jou.