Een passende toekomst van de ICT-voorziening

27 januari 2022

Voor het goed functioneren van een gemeente en haar dienstverlening is de beschikbaarheid, de kwaliteit van de ICT-infrastructuur en de informatievoorziening, in de vorm van applicaties en data, cruciaal. Tegelijkertijd legt wetgeving zoals de AVG en de BIO druk op hoe we de omgeving inrichten en gebruiken. Verder dient alles door de groei van de cybercriminaliteit beter beveiligd en bewaakt te worden.

Ook de ICT zelf is continu aan verandering onderhevig, door onder andere de opkomst van Cloud-mogelijkheden, Internet of Things (IoT), big data en RPA (Robot Proces Automation). Deze technologische ontwikkelingen maken het voor gemeenten mogelijk om ambities op het vlak van dienstverlening aan inwoners (en medewerkers) te realiseren. ICT is in veel gevallen de motor (enabler) in plaats van alleen maar ondersteunend bij de uitvoering van bedrijfsprocessen.

Toegenomen complexiteit
Daarmee is ook de ICT-omgeving en het daarbij vereiste beheer, steeds veelomvattender en complexer geworden. Waar 10 jaar geleden de ICT’er nog een generalist was, zie je door de toegenomen complexiteit dat er steeds meer specialisatie vereist is. Door de breedte van het ICT-domein kunnen beheerders niet meer op alle onderdelen specialist zijn.

Voor gemeenten is het lastig, duur en soms zelfs onmogelijk om deze specialisatie in de eigen organisatie te ontwikkelen en te behouden. Zeker bij kleine en middelgrote gemeenten is het ICT-team vaak te klein om alles zelf met voldoende expertise te blijven beheren. De druk op de arbeidsmarkt voor goede technische ICT-ers is hoog, dit maakt het voor gemeenten moeilijk om deze medewerkers te vinden en te binden.

Het gevolg hiervan kan tweeledig zijn. De gemeente doet niets, deze gaat achterlopen in de digitale dienstverlening aan de inwoners en bedrijven. Of de gemeente huurt specialisten in, zoekt samenwerking en/of besteedt haar ICT voor een groot deel uit.

“Ver-saasing”
Een tweede ontwikkeling die druk zet op het ICT-team is de”ver-Saasing” van het applicatielandschap. Steeds meer applicaties worden door leveranciers als een SaaS (Software as a Service) applicatie aangeboden, hierdoor neemt het gebruik van de ICT-infrastructuur af. De schaal van het traditionele ICT-systeem wordt kleiner en technisch beheer neemt af. Dit vraagt om flexibiliteit en schaalbaarheid.

Voor gemeenten die momenteel met het eigen ICT-team een eigen ICT-infrastructuur onderhouden betekent dit dat er niet op het huidige pad door gegaan kan worden. Verandering is vereist en wel snel, binnen een paar jaar!

“Deze technologische ontwikkelingen maken het voor gemeenten mogelijk om ambities op het vlak van dienstverlening aan inwoners (en medewerkers) te realiseren.”

Voor gemeenten die momenteel met het eigen ICT-team een eigen ICT-infrastructuur onderhouden betekent dit dat er niet op het huidige pad door gegaan kan worden. Verandering is vereist en wel snel, binnen een paar jaar!

Hoe nu verder?
Welke opties zijn mogelijk? En vooral, welke opties zijn reëel, haalbaar, toekomstbestendig en betaalbaar voor gemeenten? Als je kijkt naar de verschillende opties zijn er vrijwel altijd vijf mogelijke opties om te overwegen:

• Optie 1 ICT-voorziening in eigen bezit en beheer houden;
• Optie 2 ICT-infrastructuur verplaatsen naar een commercieel datacenter en zelf blijven beheren;
• Optie 3 ICT-infrastructuur en beheer onderbrengen bij een commercieel datacenter;
• Optie 4 Deelnemen aan een Shared Service Centrum voor ICT-infrastructuur en beheer;
• Optie 5 Aansluiten bij de ICT-voorziening van een nabij gelegen (gast-)gemeente.

Ieder van deze opties heeft gevolgen voor de organisatie en de inwoners. De juiste keuze maken vraagt om een goede analyse en weging van de verschillende factoren die van invloed zijn. Belangrijke factoren die een rol spelen zijn:

• De huidige staat van de ICT-infrastructuur en de computerruimtes;
• Kennis en kunde van het ICT-team;
• Borging van de financiering rondom de ICT-infrastructuur, de systeemsoftware en het beheer;
• Het volgen en doorvoeren van trends en ontwikkelingen (innovaties) – mate van flexibiliteit;
• De houding van de organisatie en het bestuur ten aanzien van zelf doen of uitbesteden.

De toekomst van de ICT-voorziening
De situatie van de gemeente bepaalt de zwaarte en het belang van de verschillende factoren. En daarmee welke afwegingen er gemaakt moeten worden bij het beoordelen van de verschillende mogelijkheden die er zijn voor de toekomst van de ICT-voorziening: welk van de 5 hoofdvormen past het best?

Om te bepalen welke opties haalbaar zijn doet Native een onafhankelijk onderzoek om zeker te stellen dat een duurzame en passende oplossing gekozen wordt. Daarbij worden de verschillende opties afgezet tegen een generiek normenkader en gescoord op specifieke kenmerken (op de gemeente afgestemd). Op deze manier is een objectieve vergelijking mogelijk en kunnen onderbouwde keuzes gemaakt worden voor een passende toekomst van de ICT-voorziening.

Wil je graag weten hoe Native jouw organisatie verder kan helpen? Neem vrijblijvend contact met ons op: Maarten Derksen, m.derksen@nativeconsulting.nl – 085 4012987.