Invoeren wet MEBV, hoe doe je dat goed en efficiënt?

16 maart 2022

De invoering van de wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer als vliegwiel voor verbeterde dienstverlening.

De Tweede Kamer behandelt dit voorjaar de wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer en verwacht wordt dat deze wet in het 1e kwartaal van 2023 in werking treedt. Wat betekent de invoering van deze wet voor jouw organisatie en hoe pak je de invoering ervan aan?

De implementatie wordt een forse opgave voor gemeenten, tegelijkertijd biedt dit ook mogelijkheden om de dienstverlening te verbeteren. In deze nieuwsbrief leggen we uit wat de impact van de wet is op jouw organisatie, schetsen we een mogelijke aanpak om de wet te implementeren en bieden we daarbij enkele praktische handvatten.

Wat betekent de wet?

De wet MEBV is een wijziging van de Algemene wet bestuursrecht. Het doel van deze wetswijziging is burgers en bedrijven het recht te geven om elektronisch zaken te doen met de overheid. Door deze nieuwe wet wordt het mogelijk dat burgers en bedrijven alle berichten van officiële aard (berichten met rechtsgevolg) elektronisch aan een bestuursorgaan te versturen. Dit betekent dat je als bestuursorgaan verplicht bent om voor ieder formeel bericht een elektronisch kanaal open te stellen.

Waar moet je aan voldoen volgens de wet?

Met de invoering van de wet MEBV wordt meer rechtsbescherming gerealiseerd en gelden er nieuwe wettelijke waarborgen. Dit is onderverdeeld in 10 resultaatgebieden waaraan je moet voldoen om MEBV-proof te zijn. Grof weg gaat het om:

De inrichting van een digitaal kanaal;
Digitale interactie na ontvangst berichten;
De wijze waarop formele berichten worden (terug) gestuurd;
Beleid voor zorgplicht richting haar inwoners bij digitale afhandeling van berichten.

In onderstaand schema zie je schematisch weergegeven om welke berichten het gaat

bron: Implementatiepilot Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv)

Tussentijds rapport versie 1.0 – mei 2021

Hoe pak je de implementatie van de wet MEBV praktisch aan?

Start voordat je met de daadwerkelijke implementatie van de nieuwe wet begint met een inventarisatie. Kijk waar de wet impact heeft op communicatie en interactieprocessen binnen de organisatie. Dit is belangrijk om dubbelwerk te voorkomen en zaken niet over het hoofd te zien. In een tussentijds verslag van de VNG is naar voren gekomen dat er meer dan 400 berichtensoorten binnen een gemeentelijke organisatie kunnen zijn!

De gemeente Groningen heeft het initiatief genomen om een checklist op te stellen voor het uitvoeren van de inventarisatie. De VNG en de gemeente ’s-Hertogenbosch hebben vervolgens hebben de checklist verfijnd. Deze checklist is een handig hulpmiddel om alle formele berichten in kaart te brengen. Er wordt hierbij gefocust op de technische aspecten uit de wet MEBV en brengt de eerste negen resultaatgebieden in kaart. Het bestuursorgaan dient ook beleid vast te stellen rondom zorgplicht. Sluit hierbij zoveel mogelijk aan op de dienstverleningsvisie van de gemeente.

Stel voor de inventarisatie van de wet MEBV een aparte werkgroep samen. De werkgroep gaat de inventarisatie uitvoeren. Denk gedurende de inventarisatie fase alvast na over de implementatie fase. Er moeten keuzes gemaakt worden welke elektronische kanalen ingezet gaan worden per product. Leg dit vast in een kanaalstrategie en draag deze uit.

Integrale aanpak nieuwe wetten

Er is een samenloop van meerdere wetten die, naast de wet MEBV, in de komende tijd worden ingevoerd, zoals de Wet open overheid, nieuwe Archiefwet en Wet digitale overheid. Om deze verschillende implementaties effectief en in samenhang in te voeren is het van belang om dit integraal te sturen, bijvoorbeeld door een overkoepelende stuurgroep.

Mocht je na naar aanleiding van dit artikel willen sparren over de impact van deze nieuwe wet of over hoe je de invoering van wet aanpakt binnen jouw organisatie? Neem dan contact op met Thomas Beniers.