Heeft het gemeentelijk ICT Shared Service Center nog een toekomst?

13 mei 2022

Heeft het gemeentelijke ICT Shared Service Center nog een toekomst?

In de nieuwsbrief van 27 januari dit jaar schreven we al over ICT ontwikkelingen die ervoor zorgen dat gemeenten zichzelf steeds vaker de vraag stellen wat voor hen in de toekomst een passende ICT inrichting is. Het antwoord op die vraag is bijna even complex als veel van de huidige ICT omgevingen van gemeenten.

In essentie heeft een gemeente de volgende opties:

ICT-infrastructuur in eigen bezit en beheer houden;
ICT-infrastructuur verplaatsen naar een commercieel datacenter en zelf blijven beheren;
ICT-infrastructuur en beheer onderbrengen bij een commercieel datacenter;
Deelnemen aan een samenwerkingsverband of een Shared Service Centrum voor ICT-infrastructuur en beheer;
Aansluiten bij de ICT-voorziening van een nabij gelegen (gast-)gemeente.

Flexibiliteit en schaalbaarheid

In de afgelopen maanden hebben we bij meerdere gemeenten ervaren dat zij de opties 4 en 5 niet aantrekkelijk vinden. En dat begrijpen wij, want toetreding vraagt nogal wat van organisatie en kan politiek gevoelig liggen. Tegelijkertijd kan de vraag gesteld worden of deze opties voldoende bijdragen aan belangrijke redenen om de ICT voorziening niet langer zelf te doen. Gemeenten zijn op zoek naar meer flexibiliteit en schaalbaarheid in de benodigde hardware, betere continuïteit en veiligheid door professioneel beheer en een hogere snelheid van doorvoeren van veranderingen.

Maar als toetreden niet meer aantrekkelijk is, wat betekent dat dan voor de toekomst van samenwerkingsverbanden, shared service centers of gastgemeenten?

ICT samenwerkingsverbanden zijn niet meer dan een grote gemeente

In de markt zien we dat de samenwerkingsverbanden en gastgemeenten zelf ook worstelen met de toekomst van hun ICT-infrastructuur en de daaraan gekoppelde werkzaamheden. En terecht! Want alleen nog maar samenwerken op de ICT omgeving heeft geen toekomst meer en is door de ontwikkelingen ingehaald. Het schaalvoordeel van samenwerking is niet langer meer een garantie voor een stabiele, flexibele en veilige ICT omgeving. Samenwerkende gemeenten zijn dus niet heel veel anders dan één grote gemeente en kennen daarmee dezelfde uitdagingen en risico’s als een individuele kleinere gemeente:

Groeiende complexiteit van een hybride omgeving met daarvoor benodigde expertise;
Toenemende druk vanuit cybercriminaliteit en de daarvoor benodigde beveiliging;
Druk op de arbeidsmarkt en daardoor schaarste van personeel;
Vereiste flexibiliteit in sizing van belangrijke hardware componenten zoals servers en storage door toename SaaS applicaties bij de deelnemers.

Hoe moeten samenwerkingsverbanden dan verder?

Wat geldt voor individuele gemeenten geldt ook voor samenwerkingen; een ICT infrastructuur in eigen beheer belemmert heel vaak de stap naar een stabiele, flexibele en veilige ICT omgeving. Shared Service Centra en (gast) gemeenten doen er goed aan om het eerstvolgende vervangingsmoment aan te grijpen om een nieuwe toekomstvisie en inrichting van de samenwerking op te stellen. Hierbij lijkt, gezien de uitdagingen en risico’s, in ieder geval het outsourcen van de ICT-infrastructuur ook voor samenwerkingen een noodzakelijk stap. En logischerwijs ligt de vraag, of het beheer van die omgeving bij de hosting partner ondergebracht moet worden, ook op tafel.

En daar wordt het spannend, want het beschikbaar stellen en beheren van de ICT omgeving was nu juist vaak de kerntaak van de samenwerking!

De samenwerking moet zich dus opnieuw uitvinden en met andere diensten toegevoegde waarde bieden voor de deelnemers.

Mogelijke diensten zijn dan:

Regievoering: hier is de ICT-samenwerking al op ingericht, het biedt een kans voor een deel van het personeel, is al bekend met processen zoals ITIL, biedt een sterke positie naar de hosting partner;
Gezamenlijk team voor GEO en/of BI: door de schaal is beter beheer mogelijk, want een groter team met meer expertise;
Gezamenlijk team voor CISO, FG en PO: door schaalgrootte meer FTE mogelijk, dit komt al vaak als samenwerkingsrol voor bij kleinere gemeenten;
Architecten: Architecten: werken onder architectuur is de wens van veel gemeenten. Vaak is de rol van architect een bijrol van een informatieadviseur en komt het onvoldoende tot ontwikkeling, door de schaalgrootte is hier wel een expert rolinvulling mogelijk;
Projectleiders: projecten voor vervanging van grote softwarepakketten, Microsoft 365 adoptie en dergelijke zijn vraagstukken die bij alle deelnemers spelen.

Het ligt minder voor de hand om diensten als functioneel beheer of informatiemanagement centraal aan te bieden omdat de behoefte vaak is dit dicht bij de business te organiseren. Terwijl echte voordelen pas worden behaald bij vergaande harmonisatie van de applicaties en processen.

Uiteraard vereist de verandering wel dat de deelnemers van de samenwerking mee moeten willen in deze ontwikkeling. Zij zullen dan ook goed meegenomen moeten worden in de uitwerking van de toekomst en de te bieden dienstverlening.

Nietsdoen en stilstaan is geen optie, dit brengt de toekomst van de samenwerking in gevaar.

Wil je als gemeente of als samenwerkingsverband over dit onderwerp eens van gedachten wisselen? Neem dan vrijblijvend contact op met Martin van Dijk: m.van.dijk@nativeconsulting.nl of 085-4012987

Heeft het gemeentelijk ICT Shared Service Center nog een toekomst?

Actueel

Volwassenheidsmeting 2.0: Verantwoord datagedreven werken in het tijdperk van AI en ethiek

Werken met architectuur - van onbekend tot onmisbaar

Webinar - AI verkennen in de gemeentelijke context

Common Ground: alleen samen komen we verder

Heeft het gemeentelijk ICT Shared Service Center nog een toekomst?

Delen via

Actueel

Volwassenheidsmeting 2.0: Verantwoord datagedreven werken in het tijdperk van AI en ethiek

Werken met architectuur - van onbekend tot onmisbaar

Webinar - AI verkennen in de gemeentelijke context

Common Ground: alleen samen komen we verder