Systeemaanpassingen leiden niet vanzelf tot verandering

25 januari 2024

De Griekse filosoof Heraclitus zei het al: ‘verandering is de enige constante’. Deze uitdrukking is steeds meer van toepassing op gemeenten in het algemeen en informatievoorziening in het bijzonder. Ambities rondom digitale dienstverlening, veranderende technologie en datagedreven werken maken dat gemeenten continu verkeren in een staat van verandering.

Informatievisies, -beleid en -strategie geven richting aan die verandering en moeten ervoor zorgen dat doelstellingen gerealiseerd worden. Denk hierbij aan een betere dienstverlening aan inwoners of het efficiënter laten werken van medewerkers. Wat de doelstellingen ook zijn, er is verandering nodig om deze te bereiken.

Systeemaanpassingen

Gemeenten vragen Native regelmatig hoe het komt dat systeemaanpassingen, zoals het vervangen van een applicatie of het uitbesteden van de automatisering niet zorgen voor die verandering. Het antwoord is even simpel als uitdagend: een systeemaanpassing leidt niet vanzelf tot een verandering. En toch zien we organisaties die proberen met systeemaanpassingen verandering te bewerkstelligen om vervolgens organisatiedoelstellingen te realiseren. Met als gevolg dat de organisatieverandering niet wordt gerealiseerd en daardoor de systeemverandering als niet succesvol wordt gezien.

Waarom worden deze twee dan altijd aan elkaar gekoppeld? Dit komt omdat ze niet los van elkaar gezien kunnen worden. Een systeemaanpassing zorgt vaak voor een andere manier van werken en andersom, een andere manier van werken vraagt om systeemaanpassingen.

Vier lagen om verandering te bewerkstelligen

Om beter uit te kunnen leggen waar in de praktijk dan de spanning ontstaat is het goed om te weten dat voor échte verandering meer nodig is dan een systeemaanpassing. Het begint met de realisatie dat verandering meerdere lagen kent, waar systemen (of technologie) er één van is. Wij zien de volgende lagen:

Beleid, visie en strategie: Welke besluiten moeten er genomen worden door management en bestuur? Zijn er uitgangspunten of kaders nodig? Welke samenhang is er met andere organisatieontwikkelingen? Kunnen we een visie op de toekomst geven?

Organisatie: Welke invloed heeft dit op de organisatie? Welke afdeling is verantwoordelijk? Ontstaan er nieuwe taken of rollen en waar ligt de verantwoordelijkheid hiervoor? Zijn er nieuwe competenties of functies nodig om dit mogelijk te maken?

Processen en procedures: Welke werkafspraken moeten we maken? Hoe leggen we deze werkafspraken vast en hoe borgen we deze?

Technologie: Welke applicaties, tools en koppelingen zijn er nodig? Bezit de organisatie deze al of moeten we deze inkopen?

Wat er in de praktijk vaak fout gaat

Een analyse bij de gemeenten die ons de vraag stellen waarom systeemaanpassingen niet zorgen voor de verandering leert dat er onvoldoende aandacht is voor alle vier de lagen. In de meeste gevallen wordt alleen de focus gelegd op de technologie-laag en probeert men zo de verandering te bewerkstelligen.

Een heel concreet voorbeeld is een klant die graag ‘onder architectuur’ wil gaan werken en daarvoor op zoek is gegaan naar een applicatie. Na aanschaf van de applicatie kwam men tot de conclusie dat de architectuur snel verouderde en niet actueel gehouden kon worden. Dit bleek deels te komen doordat er te weinig kennis én capaciteit was om wijzigingen door te voeren. En deels doordat meerdere medewerkers de bevoegdheid hadden om applicaties aan te schaffen, uit te faseren of te upgraden. Wijzigingen werden hierdoor niet doorgegeven aan de afdeling I&A en zodoende ontstond al snel een verouderde architectuur. Een gemeente kan dit voorkomen door:

De mandaatregeling aan te passen zodat aanschaf van middelen voor de informatievoorziening via één afdeling loopt.
Een wijzigingsproces te ontwerpen en in te richten, waardoor wijzigingen automatisch bij de juiste personen terecht komt.
Aan de voorkant voldoende kennis en capaciteit te organiseren om niet alleen de architectuur te beschrijven, maar deze ook actueel te houden.
De juiste applicatie te zoeken voor het ondersteunen van ‘het werken onder architectuur’.

Vragen?

Wij helpen organisaties om verder dan de systeemaanpassing te kijken en oog te houden voor de gehele verandering, de vier lagen, en niet alleen op het systeem of de organisatie te focussen, maar op het geheel. Zodat de gewenste verandering meer kans van slagen krijgt!

Heb je vragen naar aanleiding van deze nieuwsbrief neem dan gerust contact op met Jacko Kuppens: