Informatiewetten: strategisch vraagstuk met impact op hele organisatie

12 februari 2024

Lokale overheden krijgen de komende jaren te maken met allerlei nieuwe Nederlandse wetten en Europese verordeningen – in totaal zo’n 30. De impact op de informatiehuishouding van lokale overheden is enorm. Dat zien we ook terug: ze kloppen bij ons aan omdat ze het overzicht missen. Dat komt ook omdat wettelijke opgaven vaak heel versnipperd opgepakt worden in de organisatie.

Dat zorgt natuurlijk voor dubbel werk, maar je mist ook de kans om ‘’het moetje’’ van de wettelijke opgave om te zetten in een verbetering van je (digitale) dienstverlening en betrouwbare informatievoorziening richting inwoners én interne gebruikers.

Niet meteen in de doe-modus

“Wij waren gewend altijd meteen álles te doen, direct aan de slag met wat er op ons pad kwam,” vertelt Marc Dieteren, projectmanager bij de gemeente Someren. “Tijdens het traject Grip op informatie stapten we even uit de doe-modus. We maakten eerst een inventarisatie: wat komt er nu eigenlijk allemaal op ons af? Dat is echt een andere aanpak dan gewoon beginnen – met de beste intenties – en pas halverwege stilstaan bij strategische vragen als: Hoe verhouden wetten zich tot elkaar? Welke relaties zien we met bestaande projecten? Welke vaardigheden en (personele) middelen zijn de komende jaren onmisbaar?”

In kaart brengen wat de opgave is en waar de gemeente de komende jaren mee aan de slag moet, kan je doen aan de hand van herkenbare thema’s als dienstverlening, openheid & transparantie, duurzame toegankelijkheid en privacy & informatiebeveiliging. Dat geeft meteen een kader om te bepalen wat je ambities als organisatie zijn op deze onderwerpen.

Visualiseren van de impact helpt de hele organisatie

Native maakte in deze fase ook een routekaart die toegespitst is op de gemeente Someren. Concrete acties en veranderingen die nodig zijn worden uitgezet over de tijd. Relaties tussen wetten onderling worden letterlijk in kaart gebracht, zodat de onderlinge samenhang van de wetten duidelijk naar voren komt. Dit biedt aanknopingspunten voor een integrale aanpak. De routekaart kan ook een handig middel zijn om het gesprek aan te gaan met de beslissers in een organisatie, zoals een teammanager of het strategisch managementteam. De routekaart helpt dan om het goede gesprek te voeren over welke ambitie je als organisatie nastreeft. Dieteren: “Normaal gesproken schrijf je een beleidsnota. Je kunt dan minder goed onderlinge relaties laten zien. Een routekaart maakt die relaties meteen duidelijk. Dat helpt ook bij het bepalen van je ambitie en het maken van een inschatting voor de middelen en capaciteit die je nodig hebt. De routekaart hangt nu nog steeds bij mij en collega’s op kantoor. Je staat er met een paar collega’s bij, en kan in één oogopslag zien waar de samenhang zit en in welke periodes veel acties en grote opgaves samen komen.”

Brede blik op hele gemeentelijke organisatie

“We zijn doordrongen geraakt van de grote impact die de uitvoering van informatiewetten heeft op de capaciteit en middelen. Het is ook een organisatorisch vraagstuk. Daarom hebben we in de loop van het Grip op informatiewetten-traject ook samenwerking gezocht met P&O. Zij weten welke ontwikkelvragen leven in de organisatie. Met hen pakken we bijvoorbeeld vragen op over het versterken van digitale vaardigheden van medewerkers.”

Zijn belangrijkste tip voor andere gemeenten? “Vroeger lukte het misschien om met één jurist een wet in te regelen”, denkt Marc Dieteren. “Nu vraagt wetgeving een heel brede blik op je gemeentelijke organisatie. Er is sturing nodig, iemand die het geheel bewaakt en ook op de hoogte is van andere veranderingen in de organisatie,” aldus Dieteren. “En vergeet niet te kijken naar samenwerkingsverbanden zoals gemeenschappelijke regelingen. Welke afspraken heb je gemaakt over de uitvoering van wettelijke taken? Hier kun je veel beter regie op voeren, als je weet wat de impact van informatiewetgeving is. En daar hebben we nu gelukkig grip op.”

Vragen?

Wil je ook grip op informatiewetgeving en vanuit een duidelijk strategisch fundament gaan werken aan de implementatie? Neem dan contact op met Karlijn Ligtenberg.