Informatiebehoefte als vertrekpunt

17 juni 2021

De digitale transformatie zorgt voor grote technologische, maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen die op gemeentelijke organisaties af komen. Dit resulteert in een continu veranderende informatiebehoefte. Vanuit inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen en overheden worden steeds hogere eisen gesteld aan informatie uitwisseling. Dit zien we onder andere terug in de roep om transparantie in de politiek waar Rutte is gaan pleiten voor actieve openbaarmaking van vergadernotulen. Aan de andere kant hebben organisaties te maken met schaarste aan kennis, capaciteit en middelen. Dit heeft tot gevolg dat er onvoldoende geïnvesteerd kan worden in de verdere ontwikkeling van de informatievoorziening. Daarmee wordt de uitdaging steeds groter om al deze eisen, wensen en ambities optimaal te blijven ondersteunen.

Opgavegericht

Meer dan ooit worden organisaties gedwongen om keuzes te maken aan welke zaken zij prioriteit geven. Het is van belang dat deze keuzes niet primair vanuit de I&A organisatie gemaakt worden, maar vanuit de opgaves waar de organisatie voor staat. Informatievoorziening is verworden tot een strategisch middel om onze doelen te bereiken. Het is dan ook een verantwoordelijkheid van management en bestuur om een integrale afweging te maken en te prioriteren op basis van bijdrage aan de maatschappelijke en organisatorische opgaves. Dit vraagt om het in samenhang beschouwen van beleid, projecten en beheer. Op basis van een heldere en gedragen visie en strategie en goede procesafspraken. De basis hiervoor wordt gelegd in project portfoliomanagement en governance. De grote hoeveelheid trajecten en projecten voor de I&A organisatie wordt met behulp van principes en wegingscriteria op vaste momenten in het jaar geprioriteerd. Zodat voor de gehele organisatie duidelijk is waar de schaarse resources aan besteed worden. Dit wordt dus niet alleen bepaald door de I&A organisatie!

Informatievisie als kompas

Maar welke principes en criteria hanteren we daar bij? Hierbij komt een gedragen informatievisie van pas. In de visie houden we rekening met de toenemende complexiteit, de snelheid van verandering en een onzekere toekomst. Welke trends en ontwikkelingen zien we op ons afkomen? En wat betekent dit voor onze organisatie?

De informatievisie is het kompas waar een aantal jaren op wordt gevaren. Vanuit de visie definiëren we de veranderopgaven en een uitvoeringsplan. Dit is dus zeker een veranderkundige opgave.

Bij de vorming van een gedragen informatievisie is aandacht voor inhoud, vorm én proces:

• Inhoud: Stel de maatschappelijke opgaven centraal. Vertaal deze opgaven vervolgens door naar de consequenties die dit heeft voor de informatievoorziening. Weeg integraal af en stel principes en beoordelingscriteria gezamenlijk vast. Geef richting maar laat je niet verleiden tot het in detail uitwerken van de wijze waarop de informatievoorziening verder wordt ontwikkeld.
• Vorm: De visie kent een dynamische/ flexibele vorm. Dit komt in plaats van een statisch beleidsplan voor vier jaar. Het wordt aantrekkelijk gepresenteerd, zodat het begrijpelijk en overzichtelijk is voor de gehele organisatie. Houdt het beknopt, dat draagt zeker bij aan de begripsvorming.
• Proces: Gebruik bij het opstellen van de informatievisie een kort cyclisch proces. Betrek vanaf het begin de buitenwereld en de collega’s uit de organisatie. Neem management & bestuur en de organisatie actief mee in de verandering, en creëer breed draagvlak.

Flexibel en wendbaar

De huidige tijd bewijst als geen ander dat we niet meer in staat zijn om jaren vooruit te kijken, en te zien wat er op ons af komt. Het is daarom zaak dat uw visie, strategie en uitvoeringsplan voldoende flexibel en wendbaar zijn. Dit om te zorgen dat je snel en effectief mee kunt bewegen met de veranderende vraag vanuit de maatschappij. Vanuit Native adviseren we daarom om te stoppen met volledig uitgewerkte informatiebeleidsplannen voor een periode van vier jaar. Stel een informatievisie op als kompas, maar gebruik een kort cyclisch proces om een uitvoeringsplan of projectenkalender te maken. Dit uitvoeringsplan ondersteunt de lange termijn visie en borgt tegelijkertijd de actuele ontwikkelingen. Het vereist een goede samenwerking tussen de afdelingen en teams en met name met de informatieadviseurs. Na vaststelling van de visie is het een continu proces van plannen, prioriteren, uitvoeren en bijstellen. Informatieadviseurs treden op als proactief verbinder met kennis van de business en de I&A ontwikkelingen. Voor de afdeling is het op hun beurt zaak om de informatieadviseur vroegtijdig betrekken bij idee- en planvorming.

Kortom, een toekomstbestendige en gedragen informatievisie vertrekt vanuit de opgaven uit de maatschappij, is flexibel en wendbaar en komt tot stand met aandacht voor zowel inhoud, vorm én proces.

Behoefte aan meer grip op de veranderende informatiebehoefte, of de vertaling van de maatschappelijke opgaven naar een dynamisch uitvoeringsplan? Wij gaan graag met u in gesprek. Neem contact op met Jacko Kuppens (j.kuppens@nativeconsulting.nl) of bel 085-4012987.