Common Ground: alleen samen komen we verder

10 oktober 2024

In april van dit jaar stonden we stil bij de stand van zaken rond Common Ground en het feit dat het tijd was dat de I&A afdelingen een actievere rol moesten aannemen. Goed om na een half jaar hier weer naar te kijken. Want Common Ground ontwikkelt zeker door, maar pakken de gemeenten het wel op!?

Common Ground gaat uit van een gedeelde basis die overheidsbreed moet worden gevormd, en kan daarom pas volledig worden gerealiseerd als de hele digitale overheid en iedereen die daarbij betrokken is, meedoet. De transitie naar een moderne informatievoorziening vereist niet alleen een meerjarige transitie-aanpak, maar dus ook betrokkenheid en inzet van vele partijen.

Wat is er in de afgelopen periode gebeurd?

Voor het programma Common Ground was de Algemene Ledenvergadering van de VNG belangrijk. Bijna alle Nederlandse gemeenten hebben zich afgelopen juni uitgesproken om het transitieprogramma Common Ground op te schalen. Het programma is bedoeld om, mede vanuit de urgentie, te komen tot versnelling. Bekijk het hele programma hier: Transitieprogramma Common Ground

Alle gemeentesecretarissen hebben in september een vragenlijst ontvangen om de stand van zaken rondom Common Ground in kaart te brengen, een nulmeting. De vragenlijst richt zich op:

Bekendheid en implementatie: Toepassing van Common Ground-componenten.
Planning nieuwe implementaties: Plannen voor implementatie binnen 12 maanden.
Integratie in de digitaliseringsstrategie: Verankering van Common Ground in beleid.
Vervangingstrajecten: Welke software staat op de vervangingsagenda?

De meting is belangrijk om te begrijpen hoe ver gemeenten zijn in de Common Ground transitie. De opdracht is om voor 31 oktober deze 0-meting uitgevoerd te hebben. Een actieve rol bij de beantwoording is weggelegd voor de I&A-afdeling, zij kennen immers hun informatiehuishouding en de plannen.

Welke gemeenten dat al gedaan hebben is te zien op een live dashboard.

Liefde komt van twee kanten

Om Common Ground tot een succes te maken moeten er aan de ene kant goede oplossingen en componenten ontwikkeld worden en aan de andere kant moeten de afnemers ze willen en kunnen gebruiken.

Gemeenten

We zien dat veel gemeenten in hun informatievisie of informatiebeleid aangeven dat ze Common Ground zullen volgen en dat ze naar oplossingen zullen kijken die voldoen aan de bijbehorende principes. Maar het succes zit hem in het vertalen van die intenties naar echte uitvoering. De I&A-organisatie en de business moeten standaard bij vervangingsmomenten eisen dat de nieuwe oplossing voldoet aan de Common Ground principes of dat het zelfs vanuit het programma ontwikkeld is. En daarbij eventueel een aanpassing doen aan aan de business wensen en de vertrouwde werkwijze. Daarbij hoort ook het actief volgen van de ontwikkelingen binnen het Common Ground traject en het monitoren van beschikbaarheid. Zoals via Portfolio – Common Ground.

Zoals we in de vorige nieuwsbrief al stelden moet de I&A-afdeling wel een actieve houding aannemen in het positioneren van Common Ground in de organisatie. Omdat nu bij iedere gemeentesecretaris het verzoek ligt om deel te nemen aan de 0-meting, is dit het moment om de aansluiting te zoeken!

Common Ground

Voor Common Ground geldt dat zij zich beter moet verkopen. Wat Common Ground inhoudt is inmiddels wel algemeen bekend bij de gemeenten, zeker bij de I&A-afdelingen. Maar wat er allemaal beschikbaar is en waaraan gewerkt wordt is moeilijk te achterhalen.

Voor wie zoekt op de website van Common Ground kan naast het eerdergenoemde portfolio ook andere overzichten vinden van beschikbare componenten. Het zijn vooral lijstjes met daarachter details en het voelt allemaal technisch. Voor een niet ingewijde, en waarschijnlijk ook voor de gemiddelde informatieadviseur, is niet duidelijk wat het allemaal inhoud en waar het een plek heeft in de informatiearchitectuur van de gemeente.

Hoe mooi zou het zijn als er vanuit architectuurplaten duidelijk gemaakt werd welke onderdelen er op de verschillende lagen van architectuur zijn?! Dan zouden de informatieadviseurs en informatiearchitecten het naast hun bestaande architectuur kunnen leggen. En dan daaruit een doelarchitectuur kunnen ontwikkelen met daarin de Common Ground bouwstenen en oplossingen.

Als je actief lid bent van de Common Ground community heb je toegang tot meer materiaal en kun je deelnemen aan bijeenkomsten. De belangrijkste zaken uit die verschillende groepen zou algemeen beschikbaar moeten zijn op de openbare Common Ground omgeving. Zaken als een beeld van de roadmap, de geplande ontwikkelingen, presentaties en overig materiaal zouden voor de geïnteresseerden eenvoudig te vinden moeten zijn.

Nu er oplossingen zijn die hun plek vinden bij gemeenten, zoals Signaal en OpenWoo.app, moet er duidelijkheid komen over eigenaarschap en regievoering op de ontwikkeling van de oplossing. Het moet voor gemeenten klip en klaar zijn hoe ze als klant kunnen rekenen op steun van de leverancier en hoe de verantwoordelijkheden liggen rondom de oplossing.

Hoe wordt de belofte dan werkelijkheid?

Waar we een half jaar geleden aangaven dat de belofte werkelijkheid ging worden, constateren we nu dat daar echt nog wel wat voor moet gebeuren.

Enerzijds bij de beoogde afnemers van Common Ground, de gemeenten. Ze moeten het actief gaan omarmen, het onderdeel maken van de uitvoering, door bijvoorbeeld bouwstenen al op te nemen in de omgeving, en het niet meer alleen benoemen in visie. Maar nu echt gaan doen! En daarbij een actieve houding aan te nemen naar Common Ground door actief te zijn in werkgroepen, deel te nemen aan consultaties en een betere, minder technische, informatievoorziening te vragen.

Anderzijds moet het programma Common Ground ook stappen maken. Meer duidelijkheid over wat er al is en wat er komt, het linken van componenten en oplossingen naar architectuurplaten, de omgeving toegankelijker maken en verrijken met een minder technische insteek.

De liefde moet van twee kanten komen en beiden moeten er aan werken!