Informatiewetten: ‘in control’ zijn en blijven

28 november 2024

Het is voor veel gemeenten een herkenbaar probleem: de constante stroom van nieuwe wet- en regelgeving rondom informatie. De complexiteit en hoeveelheid kunnen overweldigend zijn. Voor veel organisaties voelt het als een tsunami: een golf van verplichtingen waar geen eind aan lijkt te komen. Zonder een gestructureerde aanpak is het makkelijk om hierin het overzicht te verliezen. 

De gemeente Dijk en Waard had hierover een aantal concrete vragen. Hoe krijgen we grip op de diverse informatiewetten die op ons afkomen? Wat betekent het voor onze organisatie en hoe kunnen we de implementatie het beste aanpakken? Native Consulting is gevraagd om te ondersteunen bij de beantwoording van deze vragen. In een tijdsbestek van driekwart jaar is samen met een team van strategisch adviseurs een advies aan de directie voorgelegd, waarmee Dijk en Waard in control is en blijft over de invoering van de Informatiewetten.

Tijdens dit traject heeft Native niet het klassieke advies van buitenaf gegeven, maar gedurende het jaar de interne medewerkers van de gemeente meegenomen en opgeleid om nu en in de toekomst zelf informatiewetten te analyseren en een advies te kunnen geven over de impact ervan. Het team van adviseurs uit verschillende disciplines zijn aan de slag gegaan om grip te krijgen.

‘In control’ in vier stappen

De gevolgde aanpak bestaat uit vier onderdelen. Allereerst een verdieping op de inhoud van de wetten, daarna het betekenis geven aan de wetten in samenhang met elkaar wat tenslotte leidt tot een integraal advies voor de aanpak.

Parallel hieraan hebben de medewerkers een analyse- en sturingsmodel eigen gemaakt om ook in de toekomst ‘in control’ te blijven. Het is niet een eenmalig traject, er wordt een fundament gelegd om in de toekomst flexibel in te kunnen spelen op veranderende wetgeving.

1. Verdieping in de wetten

Op basis van een factsheet per wet, opgesteld door Native op basis actuele documentatie, zijn door het team alle wetten gewogen op de impact die het heeft voor de gemeente: bestuurlijk, de dienstverlening, organisatie en informatievoorziening. Vervolgens is een verdieping gemaakt wat het betekent om de wet te implementeren door de mate van urgentie, impact en risico’s te wegen.

2. Informatiewetten betekenis geven

Een belangrijke vraag vooraf is: ga je individuele wetten implementeren of anticipeer je op een maatschappelijke verandering met behulp van wettelijke maatregelen? De gemeente Dijk en Waard heeft voor de laatste optie gekozen, want de wettelijke maatregelen zijn een gevolg van de transformatie in het digitale tijdperk waar gemeenten middenin zitten. Dit betekent dat je de verschillende wettelijke maatregelen gaat verbinden aan maatschappelijke en organisatorische opgaven die je eigenlijk al hebt. Daarmee krijgen de wetten betekenis en is het makkelijker om de overkoepelende opgaven die er uit voortvloeien uit te dragen aan bestuur en organisatie.

3. Koers bepalen

Je kunt niet alles tegelijkertijd aanpakken, het verandervermogen en de middelen van de organisatie kennen een limiet. Daarom is het belangrijk om een afweging te maken; wat pak je als eerste aan en wat kan later? Op basis van de verdieping per wet en de betekenis die eraan is gegeven in overkoepelende opgaven is het mogelijk om een koers te bepalen voor je implementatiestrategie en sturing op realisatie.

4. Continu anticiperen op verandering

Het resultaat van bovenstaand traject levert overzicht, inzicht en een implementatiestrategie op. Dit is echter een momentopname. De aanpak van informatiewetten vergt onderhoud, omdat de actualiteit continu verandert (neem bijvoorbeeld het uitstel van de ingangsdatum van de Wmebv). De interne adviseurs van Dijk en Waard hebben gezamenlijk geleerd om methodisch te handelen, wetten betekenis te geven en erover te adviseren. Het is van belang om deze methodische aanpak te verankeren in de organisatie om in control te blijven.

Resultaat

De gevolgde aanpak heeft de gemeente Dijk en Waard veel opgeleverd en de gemeente ziet de implementatie van de Informatiewetten met vertrouwen tegemoet, omdat de organisatie grip heeft gekregen op de betekenis en de impact ervan.

• Er is een samenhangend overzicht van alle relevante wet- en regelgeving;
• Er is een gestructureerde verdieping op elke wet, waarin het doel van de wet, consequenties voor de gemeente, urgentie en impact voor het bestuur en de organisatie en eventuele organisatorische maatregelen zoals financiële consequenties zijn verhelderd;
• Er is een samenhangende visie op de aanpak en implementatie van de informatiewetten;
• Er zijn overkoepelende opgaven gedefinieerd op basis waarvan de wetten worden geïmplementeerd;
• Men beschikt over een methodisch analysemodel om wetten (blijvend) te interpreteren;
• Er is een governance structuur om ontwikkelingen en de implementatie van de wettelijke verplichtingen in de organisatie blijvend te monitoren.

Kortom Dijk en Waard is ‘in control’ met betrekking tot de implementatie van de Informatiewetten.

Nieuwsgierig geworden?

Native Consulting helpt gemeenten regelmatig met een concrete aanpak en praktische methodes. Ben je benieuwd hoe jouw gemeente grip kan krijgen op informatiewetten? In een vrijblijvend gesprek lichten we onze aanpak graag verder toe. Neem voor meer informatie contact op met Tessa Koelewijn of Adam Saint.