Een wendbare en iteratieve (agile) aanpak voor het opstellen van visie, strategie en plan voor het invullen van de informatiebehoefte

Grip op ontwikkelingen

De omgeving van (overheids-)organisaties is continu in beweging. Ontwikkelingen vanuit de maatschappij, technologie, wetgeving of de landelijke overheid maken dat plannen vaak alweer achterhaald zijn op het moment dat ze uitgevoerd worden. Bovendien worden projecten steeds complexer en hangt alles meer en meer met elkaar samen. Hierdoor is het vaak lastig om het geheel te blijven overzien. Wij zien dat veel organisaties worstelen met de vraag hoe zij grip krijgen op- en samenhang aanbrengen in deze ontwikkelingen.

Complexiteit kan op verschillende manieren worden verminderd. De ambities beperken, vraagstukken opdelen in kleinere stukjes, experts inhuren of best-practices gebruiken. In dit artikel bespreken we een aanpak die zich inmiddels sterk heeft bewezen in de praktijk. We vertellen hoe we met een wendbare en iteratieve aanpak (agile) antwoord geven op de ingewikkelde vraag: hoe geven we invulling aan de continu veranderende informatiebehoefte van onze medewerkers, bestuur, inwoners, bedrijven en ketenpartners?

Voordat we ingaan op de aanpak geven we inzicht in de kenmerken van een visie, strategie en plan voor informatievoorziening. Dit doen we aan de hand van de Golden Circle van Simon Sinek.

Visie, strategie en plan

In de informatievisie kijk je meerdere jaren vooruit naar de impact van de maatschappelijke-, technologische- en wettelijke ontwikkelingen op de informatievoorziening. Een visie beschrijft in een paar zinnen hoe de organisatie de toekomstige informatiebehoefte op strategisch niveau voor zich ziet. Dit gaat over waarom informatievoorziening belangrijk is. Om een visie te kunnen bereiken moeten we een aanpak, een informatiestrategie, bedenken op de manier waarop we daar komen. De strategie geeft aan hoe we ons doel willen bereiken. Visie en strategie worden meestal vastgelegd voor meerdere jaren. Desondanks kunnen ze natuurlijk tussentijds worden herzien. De wereld blijft in beweging. Om beheerst te kunnen veranderen is een verdieping en planning van acties en projecten nodig. Dit doen we in een informatieplan. Het plan beschrijft wat de organisatie in de komende periode onderneemt om haar doelen te bereiken. Hierbij wordt geredeneerd vanuit de eerder beschreven visie en strategie. Dit plan heeft een kortere levensduur, is dynamisch en wendbaar.

We weten nu wat de kenmerken zijn van een visie, strategie en plan. Maar hoe kom je  tot een flexibel, dynamisch en gedragen plan? We beschrijven hieronder hoe dit op een wendbare en iteratieve manier kan worden gedaan.

Onze aanpak

Onze wendbare en iteratieve aanpak is geïnspireerd op de principes van Agile, vaak gebruikt bij complexe veranderingen. De aanpak bestaat uit vier stappen, namelijk: voorbereiden, uitvoeren, overdragen en evalueren.

Voorbereiden

Bij het voorbereiden worden de spelregels bepaald, projectorganisatie en governance ingevuld en een concreet eindresultaat gedefinieerd. Het eindresultaat bevat ook de thema’s die moeten worden uitgewerkt. De projectorganisatie bestaat uit een opdrachtgever, opdrachtnemer, referentiegroep en scrum-team.

Uitvoeren

De aanpak wordt uitgevoerd in een aantal rondes (sprints). Dit is afhankelijk van het aantal uit te werken thema’s.

• Tijdens elke sprintsessie wordt één thema opgepakt door het scrumteam. De resultaten worden door de procesbegeleider uitgewerkt;
• In de volgende scrumsessie wordt de uitwerking besproken in het scrumteam, aangescherpt en afgerond;
• Tussentijds worden de resultaten gedeeld met een referentiegroep (belanghebbenden uit verschillende onderdelen van de organisatie, beleidsmatig uitvoerend en management);
• Feedback en aanvullingen van de referentiegroep worden door de procesbegeleider verwerkt;

Vaststellen en overdragen

We leggen het resultaat, na de laatste sprint, ter besluitvorming voor aan het management. Met het betrekken van belanghebbenden uit de hele organisatie is draagvlak gecreëerd binnen de organisatie. Dit draagvlak vergroten we verder door de leden van het scrum-team actief te betrekken bij het overdragen van de resultaten naar de organisatie.

Evalueren

Na afloop van het project wordt dit samen met de betrokkenen geëvalueerd. Er wordt gekeken naar dingen die goed gingen en een volgende keer weer worden gebruikt en dingen die een volgende keer beter kunnen.

Succesfactoren bij de aanpak

• Evenwichtige en representatieve rolinvulling: business, I&A en management;
• Voldoende beschikbaarheid en betrokkenheid van deelnemers;
• Het eindresultaat ‘warm’ overdragen aan de stakeholders.

Voordelen van deze aanpak

• In een relatief korte periode worden er resultaten behaald;
• Tijdens de scrumsessies en sprints wordt, door elkaars belangen en dillema’s te delen, direct draagvlak gecreëerd;
• De vastgelegde afspraken vormen de basis voor een goede governance structuur;
• Door de multidisciplinaire samenstelling worden de afspraken die tijdens het proces zijn gemaakt direct op verschillende niveaus doorleefd, zowel in de business als bij I&A.