Voor de aanpak van de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV) in de gemeente ’s-Hertogenbosch was het de basisvoorwaarde om duidelijk in beeld te krijgen wat deze wet inhoudt.
De WMEBV verplicht alle bestuursorganen om voor elk formeelbericht (bericht met rechtsgevolg zoals een aanvraag, besluit, beroep of een klacht) een elektronisch kanaal beschikbaar te stellen. Denk hierbij aan de aanvraag van een paspoort, het aanvragen van een vergunning of aanvragen van een bijstand. Daarmee heeft de WMEBV voor een gemeente als ’s-Hertogenbosch impact op meer dan 300 (!) producten. Een mooie uitdaging waarin deze producten moeten voldoen aan de nieuwe wettelijke eisen, waaronder:
In eerste instantie leek de WMEBV met name inspanning te vragen op het vlak van ICT. Echter, de geest van de wet gaat over een (betere) digitale dienstverlening. Hiermee werd al snel duidelijk dat deze wet betrekking heeft op alle facetten in de gemeentelijke organisatie. Wat dus begon met het in kaart brengen van wat de WMEBV inhield, groeide uit tot een organisatie brede aanpak waarin Native een pragmatische werkwijze heeft ontwikkeld voor de invoering van deze nieuwe wet.
We zijn gestart met een vooronderzoek waarin we keken hoe andere gemeenten deze wet hebben opgepakt. We zijn aan de hand van interviews informatie gaan inwinnen bij pilotgemeenten en de VNG. Met de opgehaalde informatie is een aanpak opgesteld.
De aanpak bestond uit een inventarisatie fase en een implementatie fase. De inventarisatie fase ging over het in beeld brengen van alle producten van formele aard en de bijbehorende kanalen. Hieruit werd duidelijk in hoeverre de gemeente voldeed aan de eisen van de WMEBV. Vervolgens is een implementatieplan gemaakt om uiteindelijk te voldoen aan de wet. Dit plan werd in de implementatiefase uitgevoerd.
De aanpak is met het management afgestemd waarmee betrokkenheid in het proces is gerealiseerd. Het meenemen van het management heeft ertoe geleidt dat alle informatiemanagers begrepen wat de wet inhoudt, wat de impact gaat zijn en dat de wet dus een organisatie breed vraagstuk is. Hierdoor is goedkeuring gegeven op de aanpak en is vanuit elke sector een informatie-medewerker aangewezen om deel te nemen aan de werkgroep.
De inzet van een informatie-medewerker heeft ons geholpen omdat deze medewerkers veel inhoudelijke kennis van de sector hebben. Dit in combinatie met ICT-affiniteiten heeft ertoe geleid dat de medewerkers veel uit eigen ervaring wisten bij te dragen aan de inventarisatie fase. Daarnaast was het voordeel dat de informatie-medewerkers korte lijntje met de afdelingen hebben, waardoor sneller geschakeld kon worden.
In de uitvoering van de twee fasen heeft Native een focus gelegd op de inventarisatie fase. De inventarisatie is uitgevoerd aan de hand van een openbare checklist die door de VNG en gemeente Groningen is ontworpen. In deze checklist is per sector en afdeling uitvraag gedaan naar alle formele berichten en is het proces daarachter getoetst op de eisen uit de wet.
Gedurende het project is een methode vergelijkbaar met de agile methode gehanteerd waarbij de leden van de werkgroep elke twee weken bij elkaar kwamen. Tijdens elke sessie werden uitkomsten en kennis met elkaar gedeeld. Dit zorgde ervoor dat de inventarisatie soepel verliep. In totaal heeft de inventarisatie vier maanden in beslag genomen en zijn alle producten met bijbehorende kanaal in kaart gebracht.
Omdat de wet een organisatie breed vraagstuk betreft heeft het geholpen om een apart ondersteuningsteam aan te haken, bestaande uit medewerkers uit verschillende sectoren. De uitkomsten van de inventarisatie zijn voorgelegd aan het ondersteuningsteam zodat zij konden nadenken over de vervolgstappen. In samenspraak met het ondersteuningsteam is een advies opgesteld met een aantal scenario’s voor besluitvorming. Het advies om verder te gaan met een nadere analyse is goedgekeurd door de stuurgroep publieke dienstverlening. Hieruit volgt de implementatie fase die door de gemeente ’s-Hertogenbosch zelf ten uitvoering wordt gebracht.
Het was van belang om snel te starten met de inventarisatie fase omdat er meer dan 300 producten geïnventariseerd moesten worden. Door de snelle start hebben we in een half jaar inzichtelijk gemaakt wat de huidige situatie is voor gemeente ’s-Hertogenbosch met bijpassend advies. Het advies was om een nadere analyse uit te voeren op alle producten die niet voldoen aan de eisen van de WMEBV. In de nadere analyse moet worden gekeken naar complexiteit van het product en de urgentie om het product aan te passen. De uitkomst hiervan zal leiden tot een implementatieplan, waarin staat beschreven welke producten wanneer worden aangepakt en wat de meest geschikte oplossing is.
“Het traject heeft ons een duidelijk beeld opgeleverd hoe we als gemeente er nu voor staan en wat we moeten gaan aanpassen om te voldoen aan de wet.”
Het belangrijkste succes is dat we erin geslaagd zijn om scherp te krijgen wat de gemeente ’s-Hertogenbosch nog moet doen om te voldoen aan de eisen van de WMEBV. Het traject heeft gezorgd voor meer bewustwording van digitalisering voor de hele organisatie. De eerste effecten zijn nu al zichtbaar, doordat bij aanbesteding van nieuwe applicaties de eisen van de WMEBV worden uitgevraagd.
“Een duidelijke presentatie heeft ons goed geholpen om het management en de organisatie te betrekken bij deze nieuwe wet. Door een helder beeld te schetsen wat de wet inhoudt en een concrete aanpak voor te leggen, stemde het management mee in om snel te starten met de inventarisatie. Het traject heeft ons een duidelijk beeld opgeleverd hoe we als gemeente er nu voor staan en wat we moeten gaan aanpassen om te voldoen aan de wet.”
Wil je ook starten met de WMEBV en een duidelijk aanpak hebben voor de invoering van deze wet? Of is de behoefte om in kaart te hebben wat de impact van deze wet voor jouw organisatie betekent?
Neem vrijblijvend contact met ons op:
Thomas Beniers
t.beniers@nativeconsulting.nl
085-4012987.
Of vul onderstaande formulier in, dan nemen wij met jou contact op.