Verbeterde functionaliteit en borging van BlueDolphin

Aanleiding

De gemeente Drimmelen had een BlueDolphin-inrichting die niet aansloot op de behoeften van de organisatie. De inrichting was te technisch en niet gebruiksvriendelijk voor functionele gebruikers. Bovendien was het applicatielandschap verouderd en onoverzichtelijk, wat het gebruik van BlueDolphin en de waarde van architectuur bemoeilijkte. 

Daarnaast heeft de gemeente Drimmelen afgelopen jaar een nieuw team van functioneel beheerders opgezet, wat de kans bood om BlueDolphin opnieuw in te richten, samen met alle betrokken functioneel beheerders. 

Aanpak 

I-adviseur Dirk-Jan Fokkens vertelt: “Native Consulting maakt al jaren architectuurplaten. De combinatie van hun kennis van architectuur en ervaring met BlueDolphin was voor ons de reden om samen met Native Consulting aan de slag te gaan”.  

Vanuit Native Consulting werken we niet alleen aan de oplossing, maar gingen we samen met de gemeente Drimmelen aan de slag in co-creatie. Dit paste volledig bij onze manier van werken. Door de nadruk te leggen op training en borging, heeft Native Consulting ervoor gezorgd dat de verbeteringen niet alleen op korte termijn, maar ook op de lange termijn effectief zijn. De aanpak bestond uit de volgende stappen: 

1. Gezamenlijke aftrap: Het project startte met een gezamenlijke start waarin de planning en de doelstelling werden vastgesteld. Daarnaast werd de behoeften van de gemeente geïnventariseerd, zoals gewenste informatie, toegankelijkheid voor niet-technische gebruikers en functionele eisen binnen BlueDolphin.
2. Optimalisatie landingspagina en applicatielandschap: De landingspagina van BlueDolphin werd verbeterd om de omgeving overzichtelijker en gebruiksvriendelijker te maken. Daarnaast werd er een overzicht van het applicatielandschap gemaakt, met inzicht in de onderlinge verbindingen tussen applicaties en informatiestromen. Een functioneel beheerder werd stap voor stap betrokken om de nieuwe omgeving beter te begrijpen en deze kennis met collega’s te delen. 
3. Wijzigingsbeheer: Om ervoor te zorgen dat dit geen eenmalige actie zou zijn, werd er een proces voor wijzigingsbeheer opgezet met duidelijke afspraken over het bijhouden van BlueDolphin, zodat de omgeving up-to-date blijft.
4. Training en kennisborging: De laatste fase richtte zich op kennisborging en training. De sessies werden begeleid door een adviseur van Native in combinatie met een functioneel beheerder (key-user BlueDolphin). In deze sessie leerden de functioneel beheerders zelfstandig werken met de omgeving binnen BlueDolphin. Een eindtraining zorgde ervoor dat alle betrokkenen bekend waren met de nieuwe mogelijkheden en richtlijnen. 

In de gemeente Drimmelen bleek deze aanpak van grote toegevoegde waarde. Beheerder BlueDolphin Jaimy Tak: “De co-creatie heeft ons het meest geholpen bij het inrichten van een passende omgeving binnen BlueDolphin. Ook het samen vastleggen van onze rollen was van toegevoegde waarde voor de benodigde beheerafspraken. Het waren leuke en goed georganiseerde sessies”. 

Resultaten

De aanpak resulteerde in een op maat gemaakte BlueDolphin omgeving die functioneel en toegankelijk is voor de hele organisatie. Medewerkers hebben nu inzicht in applicaties, koppelingen en hun onderlinge relaties, wat zorgt voor een betrouwbare basis voor het dagelijks beheer. De gemeente Drimmelen is nu goed voorbereid op vernieuwingen. Dirk-Jan Fokkens: “Het is voor het team heel waardevol om betrouwbaar inzicht te hebben en de tools te hebben om het zelf te beheren. Eerder waren de repository en architectuurplaten ‘niet van ons’. Nu passen we architectuur toe op een manier die bij ons past. We hebben grip op ons regisseur-schap zonder alles zelf te willen vastleggen. Het helpt enorm bij de intakes die wij gaan uitvoeren en daar zijn we trots op.” 

Zijn belangrijkste tip voor andere gemeenten? “Zorg dat je in de voorbereidingsfase wat extra tijd investeert zodat de uitvoering soepel verloopt. Laat functioneel beheerders hier ook eigenaar van zijn.” 

Interesse?

Wil je ook dat architectuur breed wordt omarmd binnen de organisatie en een actueel en betrouwbaar applicatielandschap? Neem dan contact op met Thomas Beniers. 

Thomas Beniers
t.beniers@nativeconsulting.nl
06-54290486