De informatiebehoefte van onze inwoners, bedrijven, ketenpartners en de medewerkers verandert continu. Maatschappelijke-, technologische- en wettelijke ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. Komende jaren neemt de snelheid en complexiteit van deze ontwikkelingen alleen maar verder toe. Deze ontwikkelingen hebben grote impact op de informatievoorziening van de overheid. Een dynamische en gedragen informatievisie en I&A strategie stelt organisaties in staat om snel en effectief in te spelen op de continu veranderende informatiebehoefte. Wat zijn de kenmerken van een goede informatievisie en strategie? Welke vorm kies je? En wie betrek je in het proces? In dit artikel helpen wij je op weg.
Overheidsorganisaties worden geconfronteerd met grote maatschappelijke-, technologische- en wettelijke ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen hebben gevolgen voor de inrichting van de informatievoorziening en de IV-organisatie. Enkele voorbeelden van ontwikkelingen die impact (gaan) hebben op de informatievoorziening zijn:
Maatschappelijk: Digitalisering, 24/7 dienstverlening, Omni-channeling, Burgerparticipatie, Ethiek, Digitale toegankelijkheid (Inclusie), Digitale veiligheid, Regie op gegevens.
Technologisch: Kunstmatige intelligentie, Digitale stad (Smart City), Data gedreven werken, Digitale identiteit, Generieke Digitale Infrastructuur (GDI), Common Ground, Cloud.
Wettelijk: Wet Digitale Overheid, Wet Open Overheid, Omgevingswet, AVG, BIO, ePrivacy verordening, Archiefwet.
”Het is zaak dat overheidsorganisaties zich aanpassen aan deze veranderende omstandigheden, om te blijven voldoen aan de eisen en wensen van de omgeving”
De ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Het is zaak dat overheidsorganisaties zich aanpassen aan deze veranderende omstandigheden, om te blijven voldoen aan de eisen en wensen van de omgeving. Dit wordt ook wel ‘Digitaal Darwinisme’ genoemd. Huidige beleidsplannen en de governance op gebied van informatievoorziening blijken vaak te statisch om snel en adequaat in te spelen op de continu veranderende informatiebehoefte. Bovendien is er schaarste aan kennis, capaciteit en middelen om al deze ontwikkelingen het hoofd te bieden.
Hoe houdt je als organisatie grip op het informatielandschap? Hoe breng je samenhang aan in al deze ontwikkelingen? En hoe geef je richting en maak je de juiste keuzes? Een dynamische informatievisie en strategie zijn hierbij onmisbaar.
De tijd dat we vanuit de ICT of I&A afdeling een informatiebeleidsplan voor vier jaar schreven ligt duidelijk achter ons. Wat ons betreft bestaat een goede informatievisie en strategie uit drie onderdelen: inhoud, vorm en proces.
Inhoud gaat over de maatschappelijke-, technologische- en wettelijke ontwikkelingen die op lokale overheden afkomen de komende jaren. In de informatievisie kijk je meerdere jaren vooruit wat dit gaat betekenen voor jouw organisatie. Bovenal verbindt de informatievisie deze externe ontwikkelingen met de ambities, opgaven en wensen vanuit de organisatie, management en bestuur. Belangrijke bronnen hierbij zijn het Collegewerkprogramma, de OrganisatieOntwikkelAgenda en overige interne visiedocumenten.
De vorm gaat over de manier waarop de visie wordt gepresenteerd aan diegene die hier belang bij heeft. De manier van presenteren moet aansluiten bij de behoefte van de doelgroep. Wat ons betreft geeft een goede informatievisie in één oogopslag de essentie weer. Geïnteresseerden moeten door kunnen navigeren naar nadere detailinformatie. Dus niet één dik plan van tientallen pagina’s, wat meestal in de la belandt. Maar een visie in een compacte, aantrekkelijke vorm, die past bij de doelgroep.
Tot slot wordt de waarde van een informatievisie grotendeels bepaald door het proces wat is doorlopen. Wij van Native adviseren een bottom-up aanpak en een iteratief proces om te komen tot een aantrekkelijke, dynamische en bovenal gedragen informatievisie. Betrek een brede groep collega’s van alle afdelingen, teams, bestuur en management bij de vorming van de visie. Informatievoorziening raakt namelijk iedereen in de organisatie. Het is belangrijk dat iedereen hier over mee kan denken. Dit kan bijvoorbeeld door workshops, webinars, of kennissessies te organiseren. Maar ook één op één of één op meer gesprekken met de belangrijkste stakeholders dragen hier aan bij. Hierbij ligt de nadruk op de impact van informatisering en digitalisering op de dagelijkse praktijk.
”Meer dan ooit staat de behoeftevraag centraal”
Maar hoe kom je dan tot zo’n gedragen visie en strategie? Meer dan ooit staat de behoeftevraag centraal. Vanuit dat vertrekpunt wordt er invulling gegeven aan de informatievoorziening en de IV organisatie. Volgordelijk betekent dit dat een traject zoals het uitwerken van een informatievisie of een informatiebeleidsplan bij de buitenwereld begint. Een bottom-up aanpak waarbij de behoefte de drijfveer is voor de uitwerking. De informatievisie is een resultaat van de behoefte van verschillende belanghebbenden, zoals de inwoners, ondernemers, ketenpartners en de eigen medewerkers. Maar ook de ambities en opgaven van management en bestuur mogen hierin niet ontbreken. Het breed betrekken van de organisatie in het proces van visievorming heeft meerwaarde voor het draagvlak van de visie en strategie.
Wij geloven dat deze aanpak de beste resultaten oplevert. Enerzijds zorg je hiermee voor draagvlak van wat er vanuit de organisatie wordt (h)erkend. Anderzijds stelt het de organisatie in staat om tijdig in te spelen op de snel veranderende omgeving.
Native heeft ruime ervaring met de vorming van informatievisies en strategieën op een dynamische en creatieve wijze. Iedere organisatie is uniek. Dit vraagt om maatwerk. Ben je nieuwsgierig wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact op met één van onze adviseurs.
Adviseur
j.kuppens@nativeconsulting.nl
