Het belang van een transparante overheid

Plannen om de landelijke en lokale overheid transparanter te maken waren er al. De belangrijkste is de Wet open overheid (Woo). De Woo zal de huidige Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen, met als grootste verschil dat bij de Woo de overheid ook actief informatie bekend maakt en niet alleen op verzoek (passief).

De voorbereiding voor deze wet loopt al jaren en 26 januari is de Tweede Kamer akkoord gegaan met een aangepaste versie! Een belangrijk aangenomen amendement maakt dat persoonlijke beleidsopvattingen in niet tot personen herleidbare vorm, in stukken opgenomen worden. De aanwezigheid van beleidsopvattingen was tot nu toe reden om stukken niet openbaar te maken.

De uitvoerbaarheid maar zeker ook de kosten roepen nog steeds vragen op. De koepelorganisaties VNG, IPO en Unie van Waterschappen hebben de minister opgeroepen met een voorstel te komen voor de ondersteuning voor de te maken incidentele en structurele kosten (zie dit artikel ). Tijdens het debat maakte de minister van binnenlandse zaken duidelijk dat het kabinet besloten heeft dat de extra kosten, die inmiddels na herziening flink lager ingeschat worden, voor invoering en uitvoering van de Woo gecompenseerd worden.

Wat betekent de Woo ook al weer voor gemeenten?

1. Actieve openbaarmaking documenten     

Er is een lijst met categorieën documenten die actief openbaar gemaakt moeten worden. Deze lijst is vrij lang en complex. Waarbij er, om het nog complexer te maken, ook nog sprake is van een overgangsrecht, waardoor bepaalde documenten pas later actief openbaar gemaakt hoeven worden. Dit is om flexibel te kunnen zijn wanneer de inrichting van de informatiehuishouding toch langer duurt dan verwacht. Het is dus belangrijk om inzichtelijk te hebben welke informatie openbaar gemaakt dient te worden. Deze documenten dienen gepubliceerd te worden binnen 14 dagen nadat ze definitief zijn opgeslagen.

• Verantwoordelijkheid aan het begin van het primaire proces

Vervolgens moet er een proces ingericht worden om informatieobjecten actief openbaar te kunnen maken. In plaats van aan het einde te structureren, begint het nu meteen aan de start van een proces. Hierdoor ligt de verantwoordelijkheid niet alleen bij medewerkers van informatiebeheer aan het einde van het proces, maar direct aan het begin bij medewerkers van het primaire proces.

• Vooraf informeren over actieve openbaarmaking

Informatieobjecten moeten van te voren voorzien worden van informatie over actieve openbaarmaking. Dit geldt voor alle informatieobjecten, want naast de verplichte categorieën is er ook een inspanningsverplichting. Dit houdt in dat er ook naast de verplichte categorieën zoveel mogelijk openbaar gemaakt wordt. Dus afhankelijk van uw eigen ambitie kan je nog meer informatie openbaar maken.

• Privacy van persoonsgegeven waarborgen

Voordat informatie openbaar gemaakt wordt moet bepaalde informatie, zoals persoonsgegevens, uit het stuk verwijderd worden. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van tools of sjablonen om dit geautomatiseerd uit te voeren. Door middel van kunstmatige intelligentie kan gevoelige informatie herkend worden.

Daarnaast is het van belang dat informatie in een duurzaam toegankelijk formaat wordt opgeslagen. Ten slotte moet bekeken worden via welke portalen de informatie bekend gemaakt wordt. PLOOI (Platform Openbare OverheidsInformatie) is het algemene platform waarbij aangesloten kan worden.

2. Passieve openbaarmaking documenten

Naast de actieve openbaarmaking kunnen burgers ook nog steeds, net zoals nu bij de Wob, zelf een verzoek doen om informatie. Doordat er meer informatie openbaar gemaakt wordt, zal dit inspireren tot meer verzoeken om informatie. Bijvoorbeeld ook naar de achterliggend data.

3.  Informatiehuishouding op orde

Vanuit de archiefwet heeft iedere gemeente al de plicht om de informatiehuishouding op orde te hebben. Alleen is dit in veel organisaties nog niet (volledig) op orde. De Woo is een mooie kans om hier weer de aandacht op te richten.

Samenvattend kunnen we zeggen dat digitale informatie goed geordend en centraal en duurzaam bewaard, beheerd en ontsloten moet worden.

Alleen wanneer dit op orde is kan alle informatie op de juiste manier openbaar gemaakt worden. Dit is breder dan alleen het op orde brengen van de archivering. Het op orde brengen van de informatiehuishouding begint met inzicht in processen en applicaties, waarbij werken onder architectuur kan helpen. En vervolgens dit ordenen, opschonen en logisch met elkaar verbinden.

Afhankelijk van de staat van de informatiehuishouding van de gemeente moet er meer of minder gebeuren om klaar te zijn voor de Woo en kan er eventueel aangesloten worden bij al lopende projecten om de informatiehuishouding op orde te brengen.

4. Contactpersoon en begroting

Het is verplicht om iemand aan te wijzen als Woo contactpersoon binnen een gemeente. Deze persoon kan vragen beantwoorden van inwoners met betrekking tot de beschikbaarheid van informatie.
In de jaarlijkse begroting moet iets staan over de uitvoering van de Woo. Hiermee wordt de controle op de uitvoering van de wet door de gemeente zelf gestimuleerd.

Tot slot

Inmiddels heeft de VNG een meerjarenplan opgesteld voor de invoering van de Woo. Dit kan gemeenten helpen bij de invoering van de Woo. Het is belangrijk dat uw organisatie een plan maakt wat er moet gebeuren om klaar te zijn voor de Woo. Het zal per organisatie verschillen wat er in de informatiehuishouding aangepast moet worden. Duidelijk is dat iedere gemeente hier tijd en geld voor moet reserveren.

Dus als we bovenstaande dingen hebben geregeld zijn we er? Nee, helaas is het nog ingewikkelder. Een transparante overheid vraagt om een cultuurverandering. De manier van werken wordt anders en ook uw medewerkers zullen transparanter moeten gaan werken. Om deze cultuurverandering te bewerkstelligen, zal de gehele organisatie zich hiervan bewust moeten zijn en hier aan bijdragen. Het niet langer verwijderen of zwart maken van persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren speelt hier zeker een rol bij! Anders kunnen we binnenkort een nieuw schandaal verwachten.

Wilt u eens van gedachten wisselen over de impact van de Woo voor uw organisatie neem dan contact met ons op! Christy van de Weetering, c.van.de.weetering@nativeconsulting.nl , 085-4012987.