De keuze voor outsourcing is gemaakt, maar hoe nu verder?

“ICT-outsourcingstrajecten raken mensen en daarom is het van enorm belang om duidelijkheid te creëren, te luisteren, afspraken na te komen en eerlijk te communiceren! “

Allereerst gaat het om de direct betrokken medewerkers van het ICT-team zoals systeem- en netwerkbeheerders. Maar het raakt ook de teamleden van de servicedesk en werkplek ondersteuning, de functioneel beheerders en zelfs de informatie adviseurs. Hoe ziet de toekomst voor de medewerkers eruit? Welke rollen en functies vervallen, wat komt er voor terug en hoe veranderen de processen en werkwijze? Door duidelijkheid te creëren voor de betrokken medewerkers voor de daadwerkelijke aanbesteding is gestart creëer je rust en vertrouwen.

Hierbij is het belangrijk om vanuit de projectleiding goed te kunnen verbinden met alle betrokkenen en kennis van de werkzaamheden en de techniek te hebben.

• Interviews met interne beheerders;
• Interviews met externe ICT-leveranciers en ketenpartners;
• Opstellen architectuurplaat van de huidige ICT-omgeving inclusief alle koppelingen;
• Uitwerken detailoverzicht van alle componenten in de technische infrastructuur;
• Ophalen en beschrijven processen/ werkwijzen voor het gehele I&A domein. Waaronder ICT en technisch applicatie beheer, functioneel applicatiebeheer, informatieadvies en advies op gebied van Geo en BI/Data;

De waarde van de inspanning om te komen tot een actueel en integraal beeld zal zich bewijzen bij zowel de aanbesteding, leveranciers krijgen een goed en compleet beeld en zullen minder vragen hebben over de omgeving, als bij het migratieproject zelf.

Uiteraard hoort er bij het traject van outsourcen ook een Europese aanbesteding voor de selectie van de leverancier. Voordat de aanbesteding gehouden kan worden is het belangrijk te bepalen welke migratiestrategie passend is bij de situatie van de gemeente. Dit kan variëren van het verplaatsen van de complete virtuele omgeving naar een nieuwe technische infrastructuur tot het compleet opnieuw opbouwen van de architectuur inclusief een nieuwe wijze van virtualisatie. De keuze bepaalt de complexiteit van de migratie, maar meer nog de benodigde inspanning, kosten en doorlooptijd. Ook moet bepaald worden welke onderdelen de ICT infrastructuur, beheertaken en interne dienstverlening (denk aan service desk en werkplek ondersteuning) onderdeel zijn van de migratie.

De gemaakte keuzes worden vaak getoetst aan de mogelijkheden en zienswijze van de markt door middel van een marktconsultatie. Waarna een goed voorbereide aanbesteding kan plaatsvinden.

Voor de daadwerkelijke overgang dient de technische omgeving volledig op orde te zijn. Vaak wordt de periode van de aanbesteding gebruikt om hier aan te werken. Het houdt onder andere in dat de systeemsoftware up-to-date moet zijn, IP-adressen voorbereid zijn voor verhuizing naar nieuwe omgeving, virtuele serveromgeving opgeschoond worden en waar nog fysieke verwijzingen voorkomen ze virtueel gemaakt worden. Dit is een intensief en tijdrovend onderdeel waarbij de expertise van het huidige ICT-team cruciaal is. In deze fase betaalt het investeren in het vertrouwen zich terug!

Vooruitlopend op de veranderde situatie van na de migratie moet de regie organisatie van de gemeente ingericht worden. De veranderde werkzaamheden en het feit dat het beheer van de ICT niet meer in eigen handen is vraagt om nieuwe rollen voor de interne en externe samenwerking. De medewerkers voor deze rollen moeten geworven worden of bestaande medewerkers moeten erop voorbereid worden. De bestaande processen binnen het I&A domein breed moeten op de komende verandering voorbereid worden. Met daarbij de focus op de gewenste dienstverlening van de I&A organisatie naar de rest van de gemeente en de samenwerking met de externe leveranciers. Onder deze laatste categorie valt niet alleen de leverancier voor de outsourcing maar ook bijvoorbeeld de leveranciers van de applicaties.

Bij de start van de migratie heeft de projectgroep, bestaande uit kernleden van de leverancier en van het ICT-team van de gemeente, de taak een goed plan van aanpak uit te werken. Het migratieproject is uitdagend en kent vaak een strakke tijdslijn en heeft daarom een duidelijk plan nodig. De exacte opbouw van het plan van aanpak is afhankelijk van de gekozen migratiestrategie, bijvoorbeeld “lift and shift” waarbij de virtuele omgeving wordt overgezet naar een nieuwe technische infrastructuur of juist via een opbouw van een geheel nieuwe architectuur met herinstallatie van applicaties. De leverancier heeft bij de aanbesteding vaak al een plan van aanpak moeten aanleveren.

Het is vanuit de gemeente belangrijk om dat plan goed te controleren en daarbij met name te letten op taken die ook voor de gemeente belangrijk zijn. Denk hierbij dan aan zaken als:

• Inregelen afspraken t.b.v. dienstverlening, denk aan Service Level Agreement (SLA), Dossier Afspraken en Procedures (DAP) en Experience Level Agreement (XLA);
• Go/NoGo moment op het functioneren van de technische infrastructuur;
• Bijschakelen applicatieleveranciers en ketenpartners voor migratieweekend;
• Actualiseren / creëren van testplannen door (functioneel) applicatiebeheerders en key-users;
• Go/NoGo migratie weekend als alle voorbereiding gelukt is;
• Migratieweekend met technische overgang, omleggen verbindingen, acceptatie testen door functioneel beheerders en key-users;
• Go/NoGo in productie name nieuwe omgeving;
• Nazorg na het weekend om laatste issues weg te werken;
• Opstart nieuwe processen en procedures;
• Projectafronding met Evaluatie en definitieve acceptatie.

Native hanteert een succesvolle aanpak in ICT-outsourcing trajecten door de taken te verdelen over twee adviseurs. Outsourcing heeft vaak aan de ene kant een zeer strategisch speelveld, richting interne opdrachtgever en management, en de andere kant een technisch speelveld waar er veel inhoudelijke kennis van ICT-omgevingen en migraties wordt gevraagd. Deze breedte is moeilijk te dekken met één persoon, waardoor we vaak inzetten op:

• Een strategisch adviseur die de strategische en richting bepalende onderdelen op zich neemt. Hierbij zorgt hij, samen met de medewerkers van de relevante afdelingen en teams, met behulp van een scrum/ agile aanpak de doelarchitectuur, de opzet van de regieorganisatie, de gevolgen voor de begroting van I&A en de inhoudelijke onderdelen van de Europese aanbesteding uitwerkt. Hij neemt ook de verantwoordelijkheid op zich voor het bewaken van de overall projectvoortgang, rapportage, budget beheer en verantwoording.
• De ICT-projectleider die de meer operationele projectonderdelen op zich neemt. Dit gaat om het opzetten van de Cloud infrastructuur samen met de leverancier en de interne afdelingen, zorgen voor de daadwerkelijke migratie met leverancier en het team. Vanuit zijn ervaring binnen diverse IT-organisaties van gemeenten en samenwerkingsverbanden, levert hij ook input aan de uitwerking van de doelarchitectuur en het opstellen van het programma van eisen voor de Cloud infrastructuur. De inhoudelijke technische expertise maakt dat hij goed kan verbinden met het ICT team, daar ook het vertrouwen van krijgt, en met het migratieteam van de leverancier.

Staat de gemeente aan de vooravond van een cloudmigratietraject en er is behoefte om hierover eens van gedachten te wisselen, neem dan contact op met onze adviseur Maarten Derksen. Dit kan via een email naar m.derksen@nativeconsulting.nl of per telefoon via 085-4012987.