De ontbrekende schakel: een ICT-beleidsplan

De beleidstukken geven vaak invulling aan een groot deel van de midden kolom van het 9-vlaks model van Maes en leggen verbindingen naar de andere twee kolommen. Goed beschouwd laten ze vooral het vakje rechtsboven nagenoeg onaangeroerd: we vergeten visie en beleid op het gebied van automatisering/ICT.

En dat is een gemis voor de organisatie en voor de afdeling I&A in het bijzonder!

Waarom vergeten we dit zo belangrijke onderdeel in onze visies en beleid? Het is duidelijk minder sexy voor de meeste medewerkers, management en besturen. Terwijl juist de ICT cruciaal is voor het goed functioneren van de organisatie. De technische keuzes worden vooral binnen de ICT-afdeling gemaakt.

In het afgelopen jaar heeft de Corona-crisis ons duidelijk gemaakt dat we echt anders moeten gaan werken. Op afstand van elkaar, met mobiele apparaten en op een thuiswerkplek en alles zo digitaal mogelijk. De digitale transformatie was op tijd en we kunnen het gelukkig zo organiseren. Maar was dat nu toeval of gebaseerd op beleid?

In onze optiek hoort naast een goede informatievisie of een goed informatiebeleidsplan een tegenhanger voor automatisering / ICT te staan. In dit ICT-beleidsplan moet uitgewerkt zijn hoe de techniek de komende jaren de informatievoorziening en processen mogelijk maakt. En hoe en waar dat dan ingericht is. Het ICT-beleidsplan geeft richting en zal onderdelen moeten bevatten als:

Niet degene die gaat over het “versaassen” van het applicatielandschap, maar degene die gaat over waar de ICT-infrastructuur staat en wie die beheert. Voor veel gemeenten is op dit moment een veel gestelde vraag: moeten we onze eigen ICT-infrastructuur nog wel in een eigen rekencentrum zelf beheren? Het antwoord verdient een zorgvuldige afweging van verschillende factoren en een visie op de dienstverlening vanuit ICT. Een handreiking daarvoor vindt u hier.

Dit valt feitelijk uiteen in twee onderdelen: de werkplek waar gewerkt wordt en de virtuele werkplek waar we onze applicaties aangeboden krijgen. De Corona-crisis heeft ons van de vaste werkplekken verjaagd en de nieuwe werkelijkheid vraagt flexibiliteit in hoe, waar en wanneer we werken. De IT-afdeling faciliteert de benodigde mobiele apparaten en zal het beheer en de beveiliging daarvan organiseren. De wijze waarop vraagt om beleid waarin de organisatie de balans bepaalt tussen vrijheid en flexibiliteit in gebruik aan de ene kant en veiligheid en beschermen van gegevens aan de andere kant.

De wijze waarop de virtuele werkplek aangeboden wordt, wordt veelal nog uitsluitend bepaald door de ICT-afdeling. Het gemak dat virtualisatie biedt voor beheer is daarbij leidend. Maar het meer werken op afstand maakt dat gebruikers andere eisen gaan stellen aan hun virtuele werkplek en wat daar allemaal op aanwezig is. Hun behoefte bepaalt de technische inrichting. Nieuwe oplossingen en concepten komen hiervoor beschikbaar.

De recente veranderingen maakt dat we onze kantoren anders gaan gebruiken. Veel gemeenten verwachten dat de medewerkers maar een deel van de tijd op kantoor komen werken. Daarbij hebben ze dan geen vaste werkplek meer, maar zoeken ze aanlandplek waar ze makkelijk met hun laptop kunnen werken. Door de flexibiliteit is er daarbij ook behoefte aan andere vergaderfaciliteiten en toegang tot voorzieningen als printen en dataopslag. De ICT-afdeling moet, samen met facilitaire zaken, een visie maken hoe de infrastructuur dit aan kan. Gaan we voor een sterker wifi netwerk met veel meer capaciteit, docking stations met bekabeling of is 5G de toekomst voor onze verbindingen? Welke audiovisuele middelen passen bij de veranderende behoeften? Dat er ICT ontwikkelingen zijn waar rekening mee moet worden gehouden stond al eerder in deze nieuwsbrief.

Onze conclusie is dat de keuzes op het gebied van ICT, die tot voor kort zelfstandig door de ICT afdeling werden gemaakt, om beleid vraagt dat in gezamenlijkheid met informatievoorziening én de gebruikers / de organisatie wordt opgesteld. Waar we voorheen op zijn best allerlei losse nota’s en beleidstukken hadden op onderdelen van de ICT-infrastructuur, vragen de ontwikkelingen nu om integraal beleid afgestemd met de gebruikers en de organisatie.

Het samen met de organisatie beleid maken voor de meer technische vraagstukken vraagt een goede aanpak waarbij de focus moet liggen op de functionaliteiten, mogelijkheden en gevolgen van bepaalde technische keuzes. Zodat de organisatie meegenomen wordt en begrijpt waar ze voor kiest.

Het is de kans om niet meer vanuit de ivoren ICT toren keuzes te maken VOOR de organisatie maar die SAMEN MET de organisatie te maken!

Ziet u ook de waarde van een integraal ICT-beleidsplan, een ICT-visie of een onderdeel daarvan dan komen wij vanuit Native graag met u in contact om mee te denken en kennis te delen. Dit kan door contact op te nemen met Martin van Dijk via m.van.dijk@nativeconsulting.nl, of bel 085-4012987.