Gemeenschappelijke regelingen en gemeenten, een gelukkig huwelijk?

10 februari 2022

Volgende week is het Valentijnsdag. De romantiek hangt in de lucht. Een mooi moment om een bijzondere relatie onder de loep te nemen: die van gemeenschappelijke regelingen en gemeenten. Nederland telt ondertussen 420 gemeenschappelijke regelingen (GR). Binnen deze regelingen wordt op verschillende domeinen samengewerkt zoals belastingen, veiligheid, sociale diensten of informatisering & automatisering. In deze nieuwsbrief focussen we ons op die laatste: samenwerking op gebied van I&A. Wat maakt die relatie bijzonder? En hoe zorg je dat de relatie ook na Valentijn standhoudt? Wij bieden graag wat tips!

“Van de dingen goed doen naar de goede dingen doen”

Het begin van de relatie
Vaak wordt een GR opgericht met hoge verwachtingen. Veel genoemde doelstellingen zijn het verhogen van de kwaliteit, het verlagen van de kosten, het verminderen van de kwetsbaarheid en het verhogen van de efficiëntie. Laten we zeggen dat de relatie voortvarend van start gaat. Zo ook bij de Bedrijfsvoerings-eenheid Bommelerwaard (BVEB):
“Als Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard voeren wij verschillende taken op het gebied van bedrijfsvoering uit voor twee gemeenten Maasdriel en Zaltbommel. De BVEB is ontstaan vanuit een wens om samen te werken en hiermee op het gebied van kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid, kwantiteit, klant en kennis (6K-doelstelling) voordeel te behalen.’’

Na de wittebroodsweken…
Na verloop van tijd blijkt dat de genoemde voordelen uitblijven en dat samenwerking tussen de verschillende gemeenten en het samenwerkingsverband weerbarstig is. Er komen langzaamaan breukjes in de relatie. Dit voorbeeld van BVEB is niet uniek. Wij zien veel samenwerkingsverbanden waar de relatie op zijn zachtst gezegd stroef verloopt. Wat maakt samenwerken dan zo lastig?
‘’In het begin hebben we veel doelstelling behaald, maar met onder andere het groeiende cloud aanbod, nieuwe wettelijke ontwikkelingen en de snelheid van innovatie staat dit onder spanning. De informatiebehoefte van een gemeente geeft richting aan de inrichting van de bedrijfsvoering. Deze behoefte kan per gemeente verschillen, toch wil je de dienstverlening laten aansluiten op de behoefte van beide. Wij bevinden ons tussen de 6K-doelstelling aan de ene kant en de uiteenlopende behoefte van onze klantgemeenten aan de andere kant. Daarbij hadden wij weinig kaders en ruimte om projecten af te wegen. Dit maakt de relatie complex en keuzes maken soms lastig.”

Hoe ga je hiermee om?
Voor de BVEB hebben we een bijzondere focus gelegd op governance in het informatiebeleidsplan. Van de dingen goed doen naar de goede dingen doen. Wat dan de goede dingen zijn worden continue gemeten aan de gezamenlijke doelstellingen. Hoe? Zie hier wat tips.

• Gezamenlijke visie
  Creëer een gezamenlijk vertrekpunt en een stip op de horizon. Waar bewegen we met elkaar naar toe? Verlies daarbij de eigen organisatie niet uit het oog. De lokale kleur van de individuele organisaties mag in de gezamenlijke visie door schijnen.

• Investeer in de relatie
  Vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Een goede relatie is hierbij erg belangrijk. Blijf met elkaar in gesprek, ken elkaars behoefte, evalueer projecten, geef elkaar feedback en neem de lessen mee voor de toekomst. Zorg voor structurele overleggen en investeer bijvoorbeeld in Service Integration and Management (SIAM).

• Maak duidelijke afspraken
  Zorg voor een duidelijke rol- en taakverdeling. Wat doen we samen en wat niet? Wie is waarvan? Wat verwachten we van elkaar? Formaliseer deze afspraken bijvoorbeeld in een dienstverleningsovereenkomst (DVO) of Service Level Agreement (SLA).

• Ontwikkel een wegingskader voor beslissingen
  Voortbordurend op de duidelijke afspraken zorgt een wegingskader voor transparante beslissingen. Wat krijgt prioriteit? Welke keuzes dragen direct bij de doelstellingen van de gezamenlijke visie en welke niet? Hoe past de lokale kleur van de gemeente hierin?

• Herijk de relatie van tijd tot tijd
  De behoefte en verwachtingen van de verschillende partijen veranderen continu en in hoog tempo als gevolg van de veranderingen in de buitenwereld. Dit heeft invloed op de relatie en de manier van samenwerken. Behalen we de vooraf verwachte voordelen nog wel in deze snel veranderende wereld? En zo ja, hoe kan de relatie meegroeien met deze veranderingen?

Heeft jullie relatie wat meer aandacht nodig? Benieuwd naar onze ervaring met dit onderwerp? Wij denken en praten graag mee. Neem contact op met Jacko Kuppens via j.kuppens@nativeconsulting.nl