Het doek valt voor ICT-samenwerkingen, als…

28 september 2023

als ze zichzelf niet opnieuw uitvinden!

Zo’n anderhalf jaar geleden stelden we in een nieuwsbrief al de vraag of een ICT-samenwerking, in welke vorm dan ook, nog een toekomst had. De aanleiding hiervoor zijn ontwikkelingen zoals het meer gebruik maken van SaaS-applicaties en de veranderende behoeften van gebruikers ten aanzien van de wijze waarop ze applicaties kunnen benaderen en gebruiken. Dit is geen overbodige vraag gebleken, want we merken dat steeds meer ICT-samenwerkingen nadenken over hun positie en toekomst. Op basis van actuele adviesvragen constateren we dat dit een goed moment is om dieper op dit onderwerp in te gaan.

De originele opzet van een ICT-samenwerking heeft geen toekomst

De meeste ICT-samenwerkingen die in de afgelopen jaren zijn ontstaan zijn voornamelijk ingericht als klassieke ICT-afdelingen met eigen medewerkers, eigen datacenters en met ICT-infrastructuur in eigendom. Op zichzelf een logische ontwikkeling, want door die samenwerking ontstond direct schaalvergroting en kon met minder mensen en tegen geringere kosten meer ICT-dienstverlening worden gerealiseerd. Zo’n ICT- samenwerking bestaat dan veelal uit een groot ICT-team met de traditionele rollen als systeembeheerder, netwerkbeheerder en werkplekbeheerder en daarmee de benodigde expertises. Het had in die tijd en in die vorm zeker meerwaarde en voordelen, omdat:

Een groter team de kennis en kunde beter op peil kan houden, de expertises kan verdelen over meer mensen en daardoor de kwetsbaarheid kan verlagen bij eventueel uitval of vertrek van medewerkers;
Er bij het samenwerken vaak gestreefd wordt naar één standaard opzet van de technische infrastructuur voor de deelnemende gemeenten. Door standaardisatie is beheer eenvoudiger en efficiënter;
De ICT-organisatie werkt meer als een leverancier en stelde zich daarbij professioneler op naar de “klanten”.

Bij de start van de samenwerkingen waren de applicaties vooral nog op de eigen infrastructuur aanwezig en werd er nog weinig gewerkt met SaaS/cloud omgevingen. Inmiddels ziet de wereld er anders uit en bieden veel software-leveranciers hun applicaties aan via de eigen infrastructuur. Door slim gebruik te maken van beschikbare (gedeelde) resources draagt SaaS/cloud bij aan de verhoging van de flexibiliteit van de omgeving voor gemeenten. Tegelijkertijd nemen beheertaken voor gemeenten af en dit zorgt voor een vermindering van de beheer kwetsbaarheid die we bij gemeenten steeds vaker zien.

Een andere uitdaging van de originele opzet is de financiering. De deelnemers betalen de ICT-samenwerking voor de diensten en het gebruik van de ICT-infrastructuur. Maar doordat in de kosten van SaaS/cloud ook een deel voor de infrastructuur is verwerkt, krijgen gemeenten er extra kosten bij. Een applicatie in de SaaS-variant kent daarmee een hogere jaarlijkse last dan de traditionele on-premise variant. Omdat de kosten van de hardware infrastructuur van de ICT-samenwerking niet omlaag gaan, betaalt een deelnemer dus feitelijk twee keer voor de infrastructuur.

Hoe moeten samenwerkingsverbanden dan verder?

Als samenwerkingsverband is het verstandig om het voortouw te nemen en regie te voeren op de vereiste verandering en doorontwikkeling. Zij moet zich opnieuw uitvinden of de deelnemers nemen het initiatief en daarmee behoren ontbinding of uittreding tot de realistische mogelijkheden.

Dit is natuurlijk nooit helemaal te voorkomen, maar er zijn veranderingen die het ICT-samenwerkingsverband zelfstandig kan doorvoeren:

Hardware infrastructuur afschalen en flexibel maken door bij vervangingsmomenten over te gaan op lease dan wel outsourcen van de ICT-omgeving;
Basisbeheertaken actief afbouwen en het team ontwikkelen naar nieuwe rollen en nieuwe expertises;
Het opstellen van een strategisch mobiliteitsplan voor medewerkers gericht op een toekomstige én toekomstbestendige organisatie.

Daarnaast is een verandering in rol en positie naar de deelnemers en de leveranciers van applicaties noodzakelijk die gezamenlijk met de deelnemers vormgegeven moet worden.

Hierbij kun je denken aan:

Strakke regievoering op de leveranciers, leveranciersmanagement;
Het inrichten van een centrale helpdesk met als rol het creëren van een single point of contact voor de deelnemers;
Het actief monitoren van verbindingen tussen applicaties en de bijbehorende data uitwisseling;
Organiseren van een centraal datateam voor verzamelen, bewerken en klaarzetten van data voor analyses en rapportages. Als basis voor datagedreven initiatieven bij de deelnemers;
Het bieden van expertises die moeilijk in te vullen zijn door de deelnemers zoals het opzetten en beheren van de architectuur (applicaties, data, koppelingen);
Het moderniseren van de werkplek en de manier waarop applicaties worden aangeboden.

Hoewel dit ook door deelnemende gemeenten zelf kan worden ingevuld, biedt samenwerken weer de noodzakelijke schaalvergroting, de vertrouwde expertise en kwaliteit van dienstverlening. Om deze transitie succesvol te laten verlopen is het randvoorwaardelijk dat een nieuwe dienstverleningsovereenkomst wordt opgesteld en er wordt nagedacht over de verrekening en verdeling van de kosten. Je kunt niet langer kosten verrekenen op basis van het aantal gebruikers of het gebruik van ICT-infrastructuur. Het gaat veel meer over de verdeling van de regie-kosten.

Uiteraard vereist deze transformatie dat de deelnemers van de samenwerking dit zien, begrijpen en ondersteunen. Daarvoor is het belangrijk dat ze meegenomen worden in de zoektocht en de uitdagingen waar een samenwerking voor staat. Samen moet er naar een nieuwe manier van samenwerking gezocht worden om deze vervolgens ook samen vorm te geven!

Nietsdoen en stilstaan is voor de samenwerking en de deelnemende gemeenten geen optie, dit brengt de toekomst van de samenwerking én de kwaliteit van dienstverlening door gemeenten aan inwoners in gevaar.

Wil je als gemeente of als samenwerkingsverband over dit onderwerp eens van gedachten wisselen? Neem dan vrijblijvend contact op met Martin van Dijk: