Hoe gemeente Soest haar applicatielandschap transformeerde met BlueDolphin

13 maart 2025

Van statische platen naar dynamische inzichten

In het verleden hebben we als Native Consulting samen met gemeente Soest het applicatielandschap in kaart gebracht met behulp van Visio/Excel. Deze aanpak gaf toen een goed globaal overzicht, maar bleek op de lange termijn lastig up-to-date te houden en te beheren. Hoewel dit eerder een werkbare oplossing leek, liep de organisatie tegen beperkingen aan. De behoefte aan een meer dynamische en actuele oplossing werd steeds belangrijker.

Een verouderde en statische applicatieplaat

Strategisch beleidsadviseur informatiebeleid Joke van der Drift, licht toe: “Naast de Visio-plaat die een overzicht op hoofdlijnen geeft, zijn in de loop van de tijd wat ad hoc detailplaten gemaakt. Die stonden overal en nergens en werden niet echt beheerd.” De gemeente Soest ondervond verschillende problemen bij het beheren van het applicatielandschap met behulp van Visio/Excel. Ten eerste raakten de applicatieplaten snel verouderd, waardoor beslissingen werden genomen op basis van onvolledige of achterhaalde informatie. Daarnaast waren er geen goede afspraken over het beheer en de beschikbaarstelling van de statische documenten, wat het lastig maakte om ze met collega’s te delen en samen te werken. Tot slot ontbrak het aan diepgaand inzicht in de onderlinge relaties tussen applicaties, wat leidde tot inefficiënte of onjuiste aannames bij wijzigingen.

Met de groeiende behoefte aan een altijd up-to-date en transparant applicatielandschap werd het duidelijk dat de huidige werkwijze niet langer voldeed. Gemeente Soest zocht naar een oplossing die niet alleen de informatie accuraat en up-to-date hield, maar ook interactief en toegankelijk was voor alle relevante stakeholders.

De oplossing: een dynamische en actuele BlueDolphin-omgeving

“We wilden een goed te beheren omgeving hebben om ons applicatielandschap te kunnen vastleggen en onderhouden. Bij voorkeur zo dat een centrale beheerder de plaat onderhoudt en dat alle functionele beheerders voor hun applicaties de metadata bijhouden”, vertelt Joke, opdrachtgever van het traject. Native Consulting ondersteunde gemeente Soest bij de overgang naar een online BlueDolphin-omgeving, waarmee de statische applicatieplaat werd vervangen door een dynamisch en interactief online overzicht. Deze overstap betekende een verbetering in de manier waarop gemeente Soest haar applicaties en gegevens beheert:

- Real-time en actueel overzicht: In plaats van een statische weergave beschikt de gemeente nu over een levend, up-to-date applicatielandschap.
- Samenwerking en toegankelijkheid: Stakeholders kunnen eenvoudig informatie raadplegen, aanpassen en verrijken, wat de transparantie en samenwerking vergroot.
- Diepgaand inzicht in relaties: De afhankelijkheden en relaties tussen applicaties zijn nu goed inzichtelijk en voorzien van metadata.

Grip op het applicatielandschap als resultaat

De overstap naar BlueDolphin bracht gemeente Soest concrete voordelen, waaronder altijd actuele en betrouwbare informatie. Dankzij de dynamische omgeving behoort verouderde documentatie tot het verleden. Deze dynamische online-omgeving zal ook de samenwerking tussen medewerkers verbeteren. Medewerkers kunnen nu eenvoudig applicatiegegevens raadplegen en aanvullen, wat het silo-denken kan doorbreken. Het actueel houden van deze informatie is alleen haalbaar als er duidelijke afspraken zijn over de verantwoordelijkheden voor het bijhouden van specifieke gegevens. Dit vraagt om een goed belegd eigenaarschap binnen de organisatie. Door deze verantwoordelijkheden helder te definiëren en te borgen, blijft het applicatielandschap accuraat en bruikbaar voor de hele organisatie.

Bovendien stelt het real-time inzicht in applicaties en de onderlinge afhankelijkheden de gemeente in staat om sneller en beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Denk hierbij aan het vernieuwen van applicaties. Door de vastlegging van informatie in een centraal systeem is de afhankelijkheid van specifieke personen of afdelingen verminderd, wat de borging van kennis ten goede komt. Joke: “We hebben nu een actuele plaat van het applicatielandschap die goed is bij te houden. We gaan deze plaat nu verder verrijken en we kunnen nu ook het landschap op het gebied van data, processen en ICT vastleggen en – heel belangrijk – de samenhang ertussen inzichtelijk maken.”

Met de succesvolle implementatie van BlueDolphin heeft gemeente Soest een grote stap gezet richting een toekomstbestendige organisatie. De nieuwe werkwijze zorgt niet alleen voor een beter inzicht in het applicatielandschap, maar ondersteunt ook verdere digitalisering en innovaties.

Succesvolle aanpak

De samenwerking tussen gemeente Soest en Native Consulting heeft geleid tot een succesvolle vernieuwing van het applicatielandschap, door over te stappen van statische Visio/Excel-platen naar de dynamische BlueDolphin-omgeving. Door kennis en ervaring te delen en flexibel in te spelen op nieuwe vragen en wensen, hebben ze samen een toekomstbestendige oplossing gerealiseerd. Zoals Joke het verwoorde: “Het is een vorm van samen optrekken, waarbij Native de kennis en ervaring met ons delen, en wij af en toe met nieuwe vragen en wensen komen waardoor jullie bij Native je kennis kunnen verdiepen”.

Meer weten?

Benieuwd hoe Native Consulting jouw gemeente kan helpen bij een vergelijkbare transitie? Neem dan contact op met Maarten of Thomas om de mogelijkheden te bespreken.