Informatievisie bij de tijd

28 oktober 2021

Veranderende informatiebehoefte
In een eerdere nieuwsbrief gaven wij al aan dat de informatiebehoefte het vertrekpunt is van een gedragen informatievisie of -beleidsplan. De informatiebehoefte van lokale overheden verandert continu als gevolg van maatschappelijke-, technologische-, wettelijke- en organisatorische ontwikkelingen. Maart 2022 vinden de gemeenteraadsverkiezingen plaats. Voor gemeenten is dit hét moment om het aflopende informatiebeleidsplan te evalueren. Waar staan we? Waar groeien we naartoe? Welke ontwikkelingen komen op ons af, en welke blijven nog steeds relevant?

Op naar een nieuw college
Kijk over de collegeperiode heen vooruit naar de uitdagingen waar je als organisatie voor komt te staan. Welke koers varen we komende jaren als organisatie? In hoeverre zijn wij hier op voorbereid? Bespreek belangrijke lopende- of reeds geplande projecten op gebied van informatievoorziening met de portefeuillehouder. Vraag de portefeuillehouder deze zaken op te nemen in het overdrachtsdossier voor het nieuwe college. Maar, wat mag er dan voor de komende collegeperiode zeker niet in het informatiebeleidsplan ontbreken?

De verhouding tussen I en A
Het strategisch belang van informatie is de afgelopen jaren steeds verder toegenomen. Lokale overheden zijn informatiefabrieken. Meer dan ooit zijn we afhankelijk van digitale systemen. Dit maakt dat informatiebeleid meer en meer verweven is met de strategische koers en visie van de organisatie. Informatievoorziening en de IV-organisatie zijn de schakel (geworden) tussen de lijnorganisatie en automatisering. Daar waar voorheen keuzes voornamelijk vanuit een ICT & automatiseringsoogpunt werden gemaakt zijn nu de opgaven en doelstellingen van de organisatie leidend. De gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt vormgegeven door een integrale agenda die geprioriteerd wordt op basis van objectieve criteria.

Rollen binnen automatisering
Het klassieke ‘team automatisering’ zoals we dat in 2018 omschreven heeft zich ontwikkeld tot een regie-organisatie. Mede door de cloudtransitie is de rol veranderd van uitvoerder naar regie-voerder. Daardoor verschuiven werkzaamheden van netwerk-, systeem- en technisch applicatiebeheerders naar externe leveranciers. Om hier grip op te houden en een wildgroei aan leveranciers en contracten te voorkomen is specialistische kennis onmisbaar. Kennis die er voor zorgt dat in dit toenemend complexe informatielandschap onze gevoelige data, waaronder persoonsgegevens, veilig én beschikbaar zijn en blijven.

Iedereen doet mee
Een wendbare informatievoorziening vergt een net zo’n wendbare gebruiker. Digitale vaardigheden en (digitale) inclusiviteit staan hoog op de overheidsagenda. Dit doet een beroep op het lerend vermogen van medewerkers. Het vraagt om investeren in kennis en competenties van de 21e eeuw, zoals ICT en informatievaardigheden, mediawijsheid, data en ethiek. Overheidsorganisaties zetten zich in om inwoners en ondernemers mee te nemen in de verandering. Onder meer door bewustwording, training en het werken aan de digitale toegankelijkheid van producten en diensten.

Transparant en actief open
Transparantie is in de afgelopen tijd opnieuw in het licht komen te staan door de Toeslagenaffaire, de Wet Open Overheid (Woo) en de toenemende data initiatieven. Deze openheid zien wij ook terug in ontwikkelingen zoals Common Ground en datagedreven werken. Deze ontwikkelingen hebben grote impact op de processen en informatievoorziening, maar ook op houding en gedrag van medewerkers in de organisatie. Dit vraagt om (digitaal) leiderschap.

De basis onder controle
In recente informatiebeleidsplannen en informatievisies komen we nog steeds ‘de basis op orde’ als belangrijke pijler tegen. Niet onterecht, omdat lokale overheden alleen met een stevig fundament en ‘het huis op orde’ het hoofd kunnen bieden aan alle maatschappelijke-, technologische, wettelijke- en organisatorische veranderingen. Maar hoe krijg je ‘de basis op orde’ als deze ‘basis’ steeds weer verandert vanuit bovengenoemde ontwikkelingen? Wij gebruiken liever ‘de basis onder controle’. Het is zaak om te zorgen dat de informatievoorziening kan blijven voldoen aan de snel veranderde vraag van de maatschappij. Dit vraagt om het continu aanpassen van het fundament.

Native verandert mee
Zo hebben wij recent een nieuwe website gelanceerd, en zijn er een aantal nieuwe collega’s gestart. Samen onderzoeken wij hoe wij lokale overheden nog beter kunnen ondersteunen in de digitale transformatie. Met de gemeenteraadsverkiezingen in aantocht is dit voor ons ook een natuurlijk moment om ons informatiebeleidsplan tegen het licht te houden. De afgelopen jaren hebben wij meerdere voorbeelden van informatiebeleidsplannen gepubliceerd. De laatste versie dateert al weer van begin 2018 en is toe aan vernieuwing. Richting de nieuwe collegeperiode werken wij aan een vernieuwd informatiebeleidsplan als handvat voor overheidsorganisaties. Hierbij gaan we op zoek naar nieuwe vormen die nog beter aansluiten bij het dynamische karakter van informatievoorziening én de ‘nieuwe’ I&A organisatie.