Op zoek naar een Woo-publicatiekanaal?

09 november 2023

De oplossing is dichterbij dan je denkt!

Sinds mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) gedeeltelijk in werking getreden. Het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) zou het platform worden waarop overheden hun informatie kunnen publiceren. Nu de ontwikkeling van dit platform is stopgezet, moeten lokale overheden zelf aan de slag om informatie en documenten te publiceren. Leveranciers zijn massaal gestart met het aanbieden en ontwikkelen van oplossingen. Wat is nu de juiste aanpak om publicatie mogelijk te maken?

In deze nieuwsbrief bespreken we de uitdaging waarvoor lokale overheden staan en de mogelijkheden die er zijn om een publicatieplatform in te kopen. We zoomen in op een interessante optie voor samenwerking: hulp vragen aan het regionale archief. Om hier meer over te weten te komen, spraken we met Marc Holtman over zijn ervaring met het opzetten van publicatieplatform open.amsterdam.

Voor welke uitdaging staan lokale overheden?

Het vinden van een geschikt publicatieplatform is best ingewikkeld. De bestaande website is meestal niet geschikt om grote hoeveelheden documenten op te plaatsen. De in de toekomst actief openbaar te maken informatie heeft verschillende vormen en staat vaak opgeslagen in verschillende systemen. Er moet een verbinding komen tussen die systemen en het toekomstige platform. Door deze verbinding kan een organisatie, op een niet al te arbeidsintensieve manier, informatie vanuit de interne organisatie naar buiten brengen. Het platform moet dus aansluiten op de bestaande informatiearchitectuur.

Het platform en het achterliggende documentbeheersysteem moet aan een flink aantal eisen voldoen. Zo is het belangrijk dat het platform gebruiksvriendelijk, makkelijk doorzoekbaar en toegankelijk is voor iedereen. Aan de andere kant moet de informatie op het platform goed te beheren zijn, zodat duidelijk is welke informatie actueel is. Tot slot zijn er veiligheidseisen van toepassing en moet het platform nog voldoen aan een aantal voorwaarden om doorzoekbaar te zijn voor de landelijke verwijsindex.

Welke mogelijkheden zijn er voor een publicatieplatform?

Verschillende leveranciers zijn gestart met het ontwikkelen en aanbieden van een publicatieplatform. Als lokale overheid heb je verschillende opties:

Samenwerken met een bekende leverancier: bijvoorbeeld de leverancier van het zaaksysteem. Dit heeft als voordeel dat de leverancier kan meedenken over het koppelen van interne dossiers aan het publicatieplatform. Een andere bekende leverancier is die van de website, die al bekend is met de huisstijl en gewenste toegankelijkheidseisen.
Een combinatiemodule onderzoeken: een aantal leveranciers kijkt naar de combinatie van anonimiseren, interne zoek- en vind-oplossingen (enterprise search) en een publicatieplatform.
Bouwen aan een zoekmachine: wanneer je als organisatie al over meerdere publicatiekanalen beschikt, is het mogelijk om te kijken naar een eigen zoekoplossing die een overkoepelende zoekervaring faciliteert over de verschillende kanalen heen. Hierdoor heeft de inwoner de ervaring dat alle informatie vanuit één plek te raadplegen is. Dat is een mooie oplossing in combinatie met een omnichannelstrategie voor de dienstverlening.

Hulp inschakelen van het regionaal archief

Een alternatieve, maar zeker interessante aanpak is om de hulp in te schakelen van het regionaal archief. De gemeente Amsterdam heeft de openbaarmaking van Wob en Woo-dossiers al sinds mei 2022 geregeld via open.amsterdam. Dit platform is ontwikkeld door het Stadsarchief van Amsterdam. Bij Native vinden wij deze aanpak het onderzoeken waard. Een archiefinstelling kan namelijk voor meerdere overheidsinstellingen tegelijk een publicatieplatform faciliteren. Zeker ook voor kleinere overheidsinstantie een kans om de krachten te bundelen.

Wij spraken Marc Holtman, hoofd Toegankelijkheid en digitale innovatie bij het Stadsarchief Amsterdam en stelden hem een aantal vragen over zijn ervaring:

Welke rol speelt het Stadsarchief in Amsterdam bij het openbaar maken van actuele documenten?

“Op verzoek van de gemeente Amsterdam heeft het Stadsarchief het publicatiekanaal open.amsterdam ontwikkeld. Het Stadsarchief publiceert, bewaart en beheert informatie die de gemeente openbaar maakt onder de Wet open overheid. Met behulp van de e-depot software die het Stadsarchief al in huis heeft, is de eerste versie van het publicatiekanaal in drie maanden tijd ontwikkeld en in gebruik genomen. Nu ontwikkelen we door om het kanaal te laten groeien tot hét digitale openbaarheidscentrum van de gemeente Amsterdam.”

Een archief is een historisch informatiecentrum. Publiceren via een archiefinstelling lijkt daarom geen voor de hand liggende keuze. Waarom heeft Amsterdam hier toch voor gekozen?

“Archiefinstellingen zijn inderdaad bewaarplaatsen voor blijvend te bewaren informatie. Met de komst van de Wet open overheid is de gemeente niet meer alleen verplicht om documenten onder de Archiefwet te bewaren en uiteindelijk via het archief openbaar te maken, ook actuele informatie moet nu gepubliceerd worden. Zowel de Wet open overheid als de Archiefwet gaan over het duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie. Archiefinstellingen zijn gespecialiseerd in de Archiefwet en daarmee expert op dit gebied. Wij vinden het heel logisch dat met de komst van de Wet open overheid de rol van de archiefinstelling uitgebreid wordt met de verantwoordelijkheid om ook actuele informatie openbaar en beschikbaar te maken. Het Stadsarchief wil een centrale plek zijn voor de inwoner, waar alle openbare informatie van de gemeente gevonden kan worden.”

“Niet denken vanuit de wet en alle mogelijke eisen en beperkingen, maar vanuit wat er nu al mogelijk is. We zijn het gewoon gaan doen.”

“Naast de ervaring die het Stadsarchief heeft met het duurzaam toegankelijk bewaren van informatie, hebben wij ook ervaring met het beschikbaar stellen van informatie aan de inwoner. Gebruikers van actuele overheidsinformatie, hebben andere redenen om op zoek te gaan naar deze informatie dan de gebruikers van het e-depot. Zij kijken met meer argwaan naar overheidsinformatie. Daarom hebben wij voor het openbaar maken onder de Wet open overheid samen met een externe partij een gebruikersonderzoek uitgevoerd. Met het nieuwe gebruikersperspectief dat dit opleverde is een overzicht van functionele wensen opgesteld. Open.amsterdam 1.0 voldoet nog niet aan al deze functionele wensen. We ontwikkelen stap voor stap door en leren van onze ervaringen.”

Voor langdurig te bewaren documenten gelden eisen voor overbrenging naar het archief. Gaat het Stadsarchief op dezelfde manier om met actuele openbare informatie?

“Wij hebben ervoor gekozen om met open.amsterdam een zo laagdrempelig mogelijke vorm van publicatie te faciliteren. Er is geen sprake van formele overbrenging van de documenten naar het archief. Daarvoor zou officieel meer metadata aan de documenten meegegeven moeten worden. De stukken voldoen dan misschien niet aan de juiste metadata-eisen, maar het grote voordeel van deze vorm van ‘fluïde’ overbrenging, is dat er veel meer context meegegeven kan worden en er veel meer metadata beschikbaar is, dan wanneer een archief al 20 jaar in een verouderd gemeentelijk systeem staat.”

“Het Stadsarchief is praktijkgericht te werk gegaan: niet denken vanuit de wet en alle mogelijke eisen en beperkingen, maar vanuit wat er nu al mogelijk is. We zijn het gewoon gaan doen. Bij de doorontwikkeling van het platform behandelen we vragen als: hoe lang bewaren we Woo-dossiers, gaan deze later over naar de archiefinventaris en wat doen we met dubbelingen en geanonimiseerde documenten wanneer de stukken echt worden overgebracht?”

Zouden regioarchieven ook deze taak kunnen vervullen voor aangesloten gemeenten?

“Ik denk van wel! Voor regionale archieven biedt de komst van de Wet open overheid een mooie kans om zichzelf opnieuw uit te vinden. De archiefinstelling krijgt hiermee een centralere positie in de samenleving. Dit vereist wel een andere manier van denken: niet het materiaal, maar de gebruiker komt centraal te staan. Dit betekent een uitbreiding van de dienstverlening. Het is geen klein project, maar voor de regionale archieven een mooie kans.”

Duurzaam toegankelijk publiceren

Achiefinstellingen kunnen lokale overheden dus helpen bij het duurzaam toegankelijk publiceren van de informatiecategorieën onder de Wet open overheid. Het West Fries Archief (WFA) is een voorbeeld van een regionaal archief dat het voornemen heeft om voor de zeven aangesloten gemeenten het beheer en publicatie van Woo-informatie te faciliteren. Voor de gemeente Hoorn start het WFA dit jaar nog met het openbaar maken van documenten.

Ben je voor jouw organisatie dus nog op zoek naar een publicatiekanaal? Ga dan eens in gesprek met het regionaal archief. Wie weet kunnen zij met bestaande middelen jullie een stapje verder helpen en is de oplossing dichterbij dan je denkt!