Top 10 ontwikkelingen digitale transformatie voor lokale overheden

Geen technologie of trend, maar uiteindelijk is het nog steeds de mens die alle ontwikkelingen, technologieën en trends toepast en moet kunnen begrijpen. Het is van primair belang om de mens in de organisatie zo uit te rusten dat deze in staat is om innovaties om te zetten in bijvoorbeeld optimale dienstverlening aan inwoners en optimale bedrijfsvoering. Daarom heeft de HR afdeling een cruciale rol in de transitie, bijvoorbeeld door te werken aan een programma voor 21e-eeuwse vaardigheden. Denk aan datageletterdheid en media wijsheid, essentiële vaardigheden in deze tijd.

Artificial Intelligence (AI) in de vorm van slimme chatbots zoals ChatGPT – de onvermijdelijke nummer 1 – zetten we op nummer 2. Gespecialiseerd in taal en goede dialogen gaan we nu echt het gesprek aan met nieuwe technologie. Lokale overheden kunnen het bijvoorbeeld inzetten voor het schrijven van nieuw beleid of voor het generen van data uit documenten. Er zijn legio toepassingsmogelijkheden. Een visie op het gebruik (denk aan brononderzoek en ethische toetsing) met duidelijke instructies is wel noodzakelijk.

De toeslagenaffaire heeft ons allemaal meer dan wakker geschud. Maar ook misverstanden over het gebruik van camera’s en sensoren in de openbare ruimte. VNG heeft een leidraad gegeven in “De principes voor de digitale samenleving”. Meer dan ooit zijn we ons bewust van de risico’s die (verkeerd gebruik van ) technologie met zich mee brengt. Ethische kaders, privacy teams, maar ook de vraag aan leveranciers om nieuwe oplossingen te leveren rekening houdend met ethiek en privacy – geleverd as a service. De principes zijn een leidraad die je vertaalt naar het handelen in de eigen organisatie.

Een virtuele parallelle wereld, waarin we de werkelijkheid, al dan niet met exacte kopieën (digital twins) kunnen nabootsen. Een aantal gemeenten zetten al mooie concrete stappen. Het bouwen van nieuwe wijken kunnen we simuleren, maar straks als we willen ook een compleet virtueel gemeentelijk loket inrichten. We zijn enthousiast, maar ook sceptisch, want ook hier is de menselijke maat essentieel.

Het lijkt vanzelfsprekend dat lokale overheden samenwerken met inwoners, of het nou gaat om het verbeteren van de dienstverlening, het stimuleren van de democratie of vergroten van betrokkenheid en inclusie. Lijkt, want overheden worstelen met dit thema. Digitalisering helpt, er komen steeds meer digitale platforms beschikbaar voor inwonerparticipatie, met concrete toepassingsmogelijkheden.

Het vergroten van de betrouwbaarheid van de overheid staat hoog op alle agenda’s. De Wet Open Overheid (Woo) zou hier een vliegwiel moeten zijn. In 2021 was de gemiddelde doorlooptijd van een verzoek tot openbaarmaking 161 dagen, sinds de invoering van de Woo is dat 162 dagen. We zijn er dus nog niet. Met een visie op openheid & transparantie en concrete impactanalyses hebben we diverse organisaties in het afgelopen jaar op weg geholpen om de Woo te implementeren.

Wat is een goede cloud strategie voor mijn organisatie? Steeds meer lokale overheden staan op een kantelpunt. Veelal is er sprake van een hybride aanpak, met een combinatie van private cloud voor de essentiële applicaties (met maximaal mogelijkheden voor controle) en public cloud. Het managen van dergelijke hybride omgevingen vergt nieuwe competenties en actieve samenwerking met verschillende partijen. Met een strategische- en uitgebalanceerde veranderkundige aanpak heeft al menige organisatie de omslag gemaakt.

De overheid heeft een grote verantwoordelijkheid zodat iedere inwoner mee kan doen in deze digitale samenleving. Een goede strategie op het gebied van digitale inclusie is essentieel. Technologie helpt een handje mee met spraak gestuurde toepassingen. Zowel voor externe websites als voor je eigen interne applicaties. Wij hebben gemerkt dat met een strategie voor inclusie er scherpe keuzes kunnen worden gemaakt om te zorgen dat iedereen mee kan doen.

Waar er een aantal jaren terug nog veel scepsis was over het robotiseren van administratieve processen, wordt het nu steeds vaker door lokale overheden omarmd. Natuurlijk is een slimme integratie beter dan handmatig werk digitaliseren met een robot, maar vaak duurt de ontwikkeling hiervan veel te lang. Met een digitale medewerker kun je razendsnel handmatig werk voorkomen.

Veel gemeenten hebben (of werken aan) een visie op dienstverlening. Digitale dienstverlening en digitale afhandeling met een omnichannel aanpak wordt steeds meer de norm. Zeker met de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) in het verschiet. Het belangrijkste is dat de inwoner centraal staat, waarbij je alle processen zowel digitaal als analoog kunt aanvragen. Dit vergt veel van de flexibiliteit van je informatiesystemen. We hebben gemerkt in diverse adviestrajecten dat een actuele architectuurplaat eraan bijdraagt om het complexe landschap in beeld in te brengen en daarmee te komen tot een effectieve dienstverleningsstrategie.