Bedrijfscontinuiteïtsplan ICT gemeente Katwijk

bedrijfscontinuiteitsplan

De gemeente Katwijk heeft behoefte aan een passend Bedrijfscontinuiteitsplan (BCP). Een BCP beschrijft de belangrijke gegevens en maatregelen per (kritisch) bedrijfsproces met als doel om in geval van een calamiteit (brand, stroomstoring, overstroming, ransomware, etc.) de onderbrekingstijd en/of mate van dataverlies tot een minimum te beperken.

Net als bij een verzekering maakt iedere gemeente voor zichzelf een afweging welke risico’s en onderbrekingstijd binnen de bedrijfsvoering en dienstverlening acceptabel zijn. Uiteraard in de context van wettelijke verplichtingen, bestuurlijke ambities en interne servicenormen.

Vraag van de klant

De gemeente Katwijk heeft Native gevraagd om een vooronderzoek uit te voeren, met als doel:

1. Inzicht krijgen in de eisen en wensen van de organisatie met betrekking tot toekomstig bedrijfscontinuïteitsmanagement;

2. Voorbereiden besluitvorming directie/MT op basis van drie scenario’s met betrekking tot ‘beschikbaarheid kritische processen’ en bijbehorende kostenraming van de uitwijkvoorzieningen op het gebied van ICT, huisvesting en personeel.

Uitvoering door Native

In de periode november 2018 t/m maart 2019 heeft het veldwerk plaatsgevonden via een brede uitvraag bij diverse Katwijkse afdelingen en teams op basis van deskresearch, interviews en workshops. Het traject ‘vooronderzoek BCP’ is begeleid door een vaste kerngroep die als klankbord heeft gefungeerd.

De gesprekken zijn gebruikt voor het verzamelen van kwalitatieve uitspraken met betrekking tot de huidige en gewenste situatie op het gebied van bedrijfscontinuïteit per domein. Naast het ophalen van  informatie, hebben de gesprekken ook bijgedragen aan het creëren van betrokkenheid bij het onderwerp.

Er zijn 3 workshops georganiseerd, onder meer gericht op duiding van onderzoeksresultaten, het verzamelen van input voor de opzet van scenario’s (o.a. top 12 ‘Meest kritische processen’) en het bepalen van de impact daarvan. In de laatste workshop is de conceptrapportage besproken.

Belangrijke lessen zijn dat bedrijfscontinuïteitsmanagement een organisatiebreed vraagstuk is, dat verder rijkt dan alleen het opstellen en/of actualiseren van een IT-uitwijkplan. De insteek vanuit kritische bedrijfsprocessen (BRP, Werk & Inkomen,..) zorgt daarbij voor een goede dialoog tussen de betrokken BCM specialisten en proceseigenaren binnen de teams van de gemeente.