Digitaal Bijeenkomen

digitaal bijeenkomen

Het is serieus. De oproep van onze regering is voor ons allemaal. Samen zetten we de schouders eronder en vinden we zinvolle oplossingen om de motor van onze maatschappij te laten draaien.

I&A-afdelingen van gemeenten maken overuren om thuiswerken voor iedereen beschikbaar te stellen en systemen naadloos op elkaar te laten aansluiten.

Wij merken dat het soms nog even zoeken is welke tools het beste werken voor welk soort digitaal overleg. Er zijn een aantal mogelijkheden afhankelijk van de grootte van de groep en de interactie die gewenst is. Heeft u hier vragen over dan kijken wij graag per situatie met u mee zodat het doel van het bijeenkomen gewaarborgd wordt.

Een paar handige tips:

  • Stuur de digitale uitnodiging op tijd en draag er zorg voor dat iedereen weet hoe in te loggen.

  • Bouw wat extra tijd in zodat iedereen even kan wennen en echt aangesloten is voordat de meeting begint.

  • Spreek vooraf af wie de gespreksleider/ voorzitter van de meeting is en wie er notuleert. Ook bij een digitale meeting is het handig om deze twee taken apart uit te voeren. Zo kan de gespreksleider de focus houden op het gesprek en de te bespreken agendapunten.

  • De persoon die wil spreken noemt zijn naam, de voorzitter geeft dan aan wanneer wie kan spreken. Vervolgens vraagt de voorzitter wie er hierop wil reageren, en zo krijgt u een rustige conversatie.

  • Doe een kleine welkomstronde zodat u iedereen even in beeld hebt gehad (bij Teams speelt dit bij een deelname van meer dan 5 personen. Uzelf en de 4 personen die als laatste gesproken hebben, komen in beeld). 

  • Ter vervanging van een flipover bieden meerdere tools, waaronder Teams en Zoom, een digitaal whiteboard waar deelnemers op kunnen tekenen.

  • Wilt u besluitvorming tijdens een digitale bijeenkomst zonder notuleren vastleggen? Met diverse tools, waaronder Teams, is het mogelijk een bijeenkomst op te nemen.

  • Het opnemen van een bijeenkomst kan ook voor een presentatie of mededeling aan de hele organisatie, die vervolgens op intranet gedeeld kan worden.

 

Deze tijd zet ons op scherp en dwingt ons om creatief te zijn. Samen sterk. Maak er waar het kan ook een wat luchtigere werktijd van, drink digitaal koffie, stuur elkaar een digitaal boeket om de dag op te fleuren en bovenal, wees (digitaal) gezond!

Zoeken
Gerelateerde pagina's
Contactpersoon
Ellen te Brake
Corporate Communicatie