Home > Samenwerkingen > Octogram
ICT-samenwerking gemeenten: 10 slimme tips voor een goede business case

Contact

ICT-samenwerking gemeenten: 10 slimme tips voor een goede business case

Bij een ICT Samenwerking is het altijd de vraag waar nu precies de besparing- c.q. opbrengstmogelijkheden zitten. Dit is van belang bij het opstellen van een ICT-begroting en het opstellen van een sluitende business case. En zeker een college of gemeenteraad wil hierover transparant geïnformeerd worden.

Hieronder volgen een aantal tips voor de situatie waarbij de automatisering en het applicatielandschap van 2 of meer organisaties geharmoniseerd wordt:

  • Tip 1: De harmonisatie van applicaties en processen zorgt voor winst aan de kant van de vakafdelingen doordat gemeenten elkaars werk kunnen overnemen. Dit kan liquide gemaakt worden door o.a. vermindering van inhuur of verlaging van de formatie op de vakafdelingen. Hiermee kan de grootste besparing gerealiseerd worden. Een belangrijke voorwaarde is dat de deelnemende gemeenten hun visie op bedrijfsvoering en dienstverlening harmoniseren, zodat deze gefaciliteerd kan worden met een ICT infrastructuur die identiek is voor alle deelnemers. Uitzonderingen zorgen voor complexiteit die kostenverhogend werkt.
  • Tip 2: Door de harmonisatieperiode te verkorten zullen de opbrengsten (zie 1) eerder gerealiseerd worden. Dit kan alleen als de draagkracht van het I&A-team dit toelaat anders lopen de frictiekosten juist weer op.
  • Tip 3: Tijdens de applicatie-harmonisatie kan tevens aan applicatie rationalisatie gewerkt worden. Rationalisatie is het beperken van het aantal applicaties door o.a. hergebruik. (kijk ook bij Werken onder Architectuur)
  • Tip 4: Eventuele frictie kosten kunnen gedekt worden door iets langer met uw bestaande apparatuur te werken. Vaak kan de serverinfrastructuur nog wel een jaar extra mee of kan de vervanging van een softwarepakket een jaar uitgesteld worden.
  • Tip 5: Doordat het I&A-team groter wordt kunnen I&A medewerkers doorontwikkeld worden. Zo kan er bespaard worden op gespecialiseerde inhuur.
  • Tip 6: De harmonisatiekalender kan slim opgesteld worden door te kijken naar de natuurlijke vervangingsmomenten (afhankelijk van boekwaarde en contractduur). Dan kan ineens een goede aanbesteding voor alle deelnemers uitgevoerd worden
  • Tip 7: De harmonisatie kan ook vormgegeven worden door in de eerste fase te kiezen voor het competence center model: de gemeente die zijn vakapplicatie het best heeft ingericht, neemt de lead. Andere gemeenten nemen die proces-inrichting over.
  • Tip 8: de afname van hardware, storage en software uit de cloud is een niet te stoppen ontwikkeling. Door daar nu rekening mee te houden bent u op de lange termijn flexibeler en kostentechnisch beter uit. Oriënteer u op de belangrijkste trends en ontwikkelingen
  • Tip 9: Directe (forse) besparingen zijn direct te realiseren op uitwijk-kosten, één gemnet aansluiting, één internet aansluiting (+backup-lijn)
  • Tip 10: Een belangrijke valkuil bij samenwerkingen is dat de deelnemers denken dat ze rechtmatig over kunnen stappen op een vakapplicatie die reeds in gebruik is bij één of meerdere deelnemers. Hier zijn strikte regels voor in de aanbestedingswet (artikel 2.163). Het is belangrijk dat u zich hier op oriënteert om juist financiële schade te voorkomen

Bovenstaande mogelijkheden kunnen vooral gerealiseerd worden als er een goed samenwerkingsplan ligt, en als er tijdens de uitvoering ervan strak gestuurd wordt op de gezamenlijke doelen. Dit vereist ook dat directies en bestuurders het plan goed doorleven en begrijpen. Immers het gaat over flinke budgetten en over stevige verandertrajecten. Wilt u meer weten over de mogelijkheden om samen te werken op het gebied van I&A, neem dan eens vrijblijvend contact op.