Home > Samenwerkingen > Octogram
ICT-Kosten-baten analyse gemeentelijke samenwerking

Contact

ICT-Kosten-baten analyse gemeentelijke samenwerking

Wanneer u een samenwerking start, zijn de kosten en baten van ICT een belangrijk onderdeel (klik hier voor een voorbeeld rapportage). Immers de informatiestromen moeten georganiseerd worden, en de kosten die hiermee gepaard gaan zijn aanzienlijk. Meestal zijn de volgende zaken dan ook van belang: 

  • Het bedrijfsplan wat bij de samenwerking hoort moet een kosten-baten analyse t.a.v. ICT bevatten en het liefst moeten er diverse scenario’s doorgerekend worden.
  • Hierin moeten de bestaande situatie geïnventariseerd worden en moeten de grote verschillen uitgelicht worden. Denk aan hosting van derde partijen en lopende A- en I-contracten.
  • Vaak wil men op termijn ook nog een taakstelling (kijk naar de top 10 opbrengsten) realiseren, wat mede mogelijk gemaakt moet worden met ICT.
  • Vaak moet de analyse in een kort tijdsbestek uitgevoerd worden 

Native gebruikt een aanpak die bestaat uit drie sporen, namelijk:

Elke spoor/deelopdracht levert een advies op het terrein van I&A als onderdeel van het bedrijfsplan Native beschikt over veel ervaring op het gebied van I&A-samenwerkingsverbanden. Op basis van deze ervaring heeft Native modellen ontwikkeld waarin de gegevens van de samenwerkende gemeenten worden verwerkt. Hierdoor is Native in staat op korte termijn een analyse te maken van de financiële, inhoudelijke en politieke impact van de ambtelijke fusie op het onderdeel I&A. De drie sporen zijn in meer detail hieronder weergegeven.

Spoor 1: Integrale visie op dienstverlening, bedrijfsvoering en ICT en aanscherpen IT-strategie

Keuzes op I&A-gebied hangen sterk samen met de manier waarop de nieuwe organisatie haar dienstverlening en bedrijfsvoering wil inrichten. Kaders op dit gebied moeten deels nog worden bepaald. Samen met MT’s en een werkgroep dienstverlening wordt een gezamenlijke visie op bedrijfsvoering en dienstverlening en ICT geformuleerd.

  1. Inspiratiesessie(s) ter bepaling van de integrale visie op dienstverlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening met archetypemodel (=strategie-model) en kaderstelling voor 7 bedrijfskundige kerngebieden (samen met MT’s en projectgroep dienstverlening).
  2. Vertaling van de integrale visie naar een IT-strategie voor de samenwerking middels snelkookpan sessies
  3. Vertaling IT-strategie naar een globale ICT-doelarchitectuur en gewenste IT-dienstverlening.
  4. Concretisering van resultaten in stap 4 en 5 naar een harmonisatiekalender (inclusief beleidvorming, automatisering en informatisering).
  5. Harmonisatiekalender vertalen naar investeringen t.b.v. bedrijfsplan.
  6. IT-strategie vertalen naar benodigde personele inzet, functies en financiële middelen t.b.v. bedrijfsplan.

Spoor 2: Financiële analyse en nulmeting I&A

In dit spoor wordt een financiële analyse uitgevoerd op de huidige ICT van de organisaties die willen samenwerken. De werkgroep zal hierbij door Native ontwikkelde rekenmodellen gebruiken. Hierdoor ontstaat in een kort tijdsbestek een gedegen beeld van de verschillende scenario’s en de daaraan gekoppelde financiële consequenties. De volgende onderdelen worden in beeld gebracht:

  1. Meerjarenbegrotingen I&A en geplande (vervangings)investeringen.
  2. Contracten software + verschillenanalyse.
  3. Personele bezetting en kosten voor zowel informatisering als automatisering.
  4. Tevredenheidsbeleving huidige I&A-dienstverlening.
  5. Kengetallen (prijs per werkplek, fte, inwonertal en vergelijking met I&A-benchmark).
  6. Frictiekosten komen voort uit o.a. applicatieharmonisatie, samenvoeging van de automatisering en eventuele personele kosten. Bovenstaande gegevens worden samengevoegd in een kostenvergelijking voor verschillende voorkeursscenario’s. De kostenvergelijking geeft een goed beeld van de verschillende scenario’s ten opzichte van het voortzetten van de huidige situatie.

Spoor 3: Stakeholder onderzoek

  1. Interview met 3e partijen: ophalen visie op de toekomst en informatie over toetredingskosten en uittredingskosten.
  2. Interviews met stakeholders (collegeleden en MT-leden met ICT in hun portefeuille) over de bestuurlijk impact van toetreding of uittreding RID en samenwerking in de regio
  3. Interviews/onderzoek met de ICT-klanten van de gemeenten.
  4. Interviews/onderzoek naar de huidige tijdsbesteding/ taken van I&A-medewerkers.

I&A onderdeel van het bedrijfsplan.

Als laatste worden de resultaten uit spoor 1, 2 en 3 samengevoegd en beschreven t.b.v. het bedrijfsplan. Het I&A onderdeel van het bedrijfsplan bevat een advies t.a.v. de volgende onderdelen:

  • Onderzoeken van twee toekomstscenario’s en een vergelijk met de outsourcingstrajecten in de markt.
  • Uitgangspunten voor de toekomstige ontwikkeling van Informatisering & Automatisering.
  • Risico’s en beheermaatregelen.
ict kosten samenwerking