Home > Samenwerkingen > Octogram
Programma aanpak herindeling of samenwerking

Contact

Programma aanpak herindeling of samenwerking

Een herindeling of samenwerking (bestuurlijke of ambtelijke fusie) is een ingrijpend proces voor de interne organisatie, naast het plaatsingsproces, moeten alle werkprocessen en vakapplicaties geharmoniseerd worden. Dit vraagt om de inzet van alle afdelingen. Een voorbeeld van een projectenboek vindt u hier. Hier vindt een routekaart om te komen tot een projectenboek en programmaaanpak

M.b.t. ICT en werkprocessen zijn er 3 opgaven:
  • Het harmoniseren van de werkprocessen van de gemeenten (gebaseerd op beleid en verordeningen)
  • Zorgen voor één vakapplicatie waar deze werkprocessen gebruik van maken.
  • Zorgen voor een goed werkende ict-infrastructuur (de onderlaag waar de vakapplicaties op draaien)
Deze opgaven vragen om kaders/richtlijnen waarbinnen de nieuwe processen en applicaties gebouwd worden:
  1. Eén visie op dienstverlening voor de nieuwe gemeente / samenwerking.
  2. Eén visie op bedrijfsvoering. Onderdelen zijn o.a. een organisatievisie, functieboek 1 en 2 en een bepaalde cultuur
  3. Een visie op ICT en informatievoorziening, gebaseerd op bovenstaande visies
  4. Een bijbehorende Informatie- en applicatie architectuur waarbinnen alle applicaties functioneren
  5. Een vastgestelde huisstijl die geïmplementeerd moet worden in alle nieuwe vakapplicaties
  6. Inkoopvoorwaarden en een inkoopstrategie voor de aankoop de applicaties en implementatiediensten
  7. Eén duidelijke project- en governancestructuur, waarbinnen een verander-aanpak opgenomen is.
  8. Eén planning voor de volledige realisaties van de I&A-architectuur en gedetailleerd voor het einde van het jaar
  9. Eén vastgesteld budget voor de gehele ICT- en procesharmonisatie
  10. Voldoen aan wetgeving zoals de Archiefwet, Wet Basisregistraties, AVG, etc.
Het helpt om centraal een projectbureau in te richten, die de regie neemt over de uitvoering van het projectenboek. De voornaamste taak van het projectbureau is om regie te voeren op boven-staande doelen, en het bewaken van de kaders en richtlijnen. Het projectbureau bestaat uit personen die enerzijds verbinding kunnen maken met alle belangengroeperingen, en anderzijds over voldoende inhoudelijke kennis beschikt om het proces ook op inhoud te kunnen beoordelen. Het projectbureau geeft verder sturing aan de bouwteams, die ervoor gaan zorgen dat de herindeling / samenwerking een feit wordt. Elk bouwteam is integraal verantwoordelijk voor de procesharmonisatie, inrichting van systemen, testen en oplevering.