Hoe geven we invulling aan de informatievoorziening in tijden van bezuinigingen?

iv en bezuinigingen
Hoe geven we invulling aan de informatievoorziening in tijden van bezuinigingen?
Veel gemeenten staan financieel erg onder druk: Eerder leidde de toenemende kosten voor de Jeugdzorg en de WMO al tot problemen om vervolgens geconfronteerd te worden met de Corona-crisis. Als het kabinet niet snel met meer coronasteunmaatregelen voor gemeenten komt voorziet de VNG voor 87% van de gemeenten de komende maanden een beetje (39%) of grote (48%) financiële problemen. Niet zo verwonderlijk dus, zou je denken, dat ook aan het informatiedomein een bijdrage wordt gevraagd in deze bezuinigingen. In dit artikel leggen we uit waarom we denken dat het niet verstandig is om te bezuinigen op de informatievoorziening, maar u informatievoorziening juist als vliegwiel kunt gebruiken.

1. Informatievoorziening kan het antwoord zijn op de gewenste besparing
De gemeenten kennen veel complexe taken. Het aantal taken en verantwoordelijkheden voor gemeenten neemt alleen maar verder toe. Het vraagt van een gemeente dat met (ongeveer) dezelfde hoeveelheid medewerkers meer taken worden opgepakt en vaak ook complexer. Om dit mogelijk te maken is het belangrijk dat de medewerkers in toenemende mate worden ondersteund door informatiesystemen. Door dit goed te organiseren ontstaat ‘leverage’ ofwel een hefboomwerking. Met dezelfde hoeveelheid medewerkers meer werk verzetten. Goede informatiesystemen zijn hierbij als de ‘ploeg voor de agrariër’.  Goedkopere productie realiseert de agrariër door het gebruik van meer grond, gelijkblijvende inzet van personeel en grotere machinale ploegen. Bezuinigen op informatievoorziening is dan ook de agrariër vragen afstand te nemen van zijn ploeg. Met name kleine en middelgrote gemeenten zullen voor een financieel- en beleidsmatig gezond voortbestaan stevig moeten inzetten op de kracht van moderne informatiesystemen.

2. In tijden van zuinigheid en ‘keuzes maken’ zijn inzicht en overzicht cruciaal
Als een gemeente moet bezuinigen is het belangrijk dat er inzicht is in de kosten van de operatie en de effecten van bezuinigingen. Data en informatie bieden in toenemende mate de mogelijkheid om inzicht en grip te krijgen op de actuele kosten als ook de verwachte ontwikkeling van de kosten en uitgaven. Door inzicht in de kostenstructuur wordt het eenvoudiger en transparanter rationele afwegingen te maken ten aanzien van besparingen. Daarnaast ontwikkelen steeds meer gemeenten zich naar een regie-organisatie. Als je regie voert zonder zicht op de uitvoering door de uitvoeringspartijen zijn we als gemeente wellicht ontzorgd, maar zijn zeker niet in ‘de lead’. Als je als gemeenten veel uitbesteed zonder inzicht en grip op de realisatie ben je niet ‘in control’ waardoor je je (meer)waarde als zelfstandige gemeente verliest.

3. We benutten het potentieel van onze informatievoorziening nog vaak onvoldoende
Gemeenten investeren veel geld in hoogwaardige informatiesystemen terwijl ze vaak terughoudend zijn in het organiseren van de bijbehorende beheerorganisatie. Als je bedenkt dat software de afgelopen 5 jaar in sterke mate is ontwikkeld van ‘standaard oplossingen’ naar ‘configuratie omgevingen’ is het belangrijk dat de kostbare systemen goed worden ingericht om aan de wensen van de organisatie en de gebruikers tegemoet te komen. Niet zelden horen we van functioneel beheerders dat het systeem dat ze beheren voor minder dan 30% van het potentieel wordt benut. Om ook hier een analogie te gebruiken: Je kunt als taxibedrijf best 10 mooie auto’s aankopen, maar zolang je maar 4 chauffeurs in dienst hebt is het grootste deel van deze investering weggegooid geld. 

4. De wettelijke ontwikkelingen vragen nog steeds veel aandacht
Financiële crisis of niet, de wettelijke ontwikkelingen staan niet stil. De omgevingswet is nog steeds niet afgerond, de Wet Open Overheid en de wet Digitale Overheid gaan een enorme impact hebben op de informatievoorziening in het algemeen en de positie van documentaire informatie in het bijzonder. Het niet bijhouden van de wettelijke ontwikkelingen is een potentiële dreiging voor de zelfredzaamheid en daarmee de zelfstandigheid van vooral de kleinere gemeenten.

5. De kwaliteit van de overheidsregistraties is veelal onder de maat
Het aandachtsgebied voor gemeenten verplaatst zich langzaam van documentair beheer naar gegevensbeheer. Onderhoud aan basis- en kernregistraties is, behoudens de GBA en BAG, vaak een ondergeschoven kindje dat nogal eens wordt gezien als een ‘bij-taak’. De wet hergebruik overheidsinformatie en de opkomst van ‘Common Ground’ stelt steeds hogere eisen aan de kwaliteit van onze gegevensets zoals aan de ‘Basisregistratie Ondergrond’. Dus van ‘bij-taak’ wordt het ‘hoofd-taak’.

6. Bezuinigen op de ‘basis op orde’ taken levert kostbare risico’s op
De maatschappelijke kosten als gevolg van phishing, software gijzeling en hacking neemt jaarlijks toe. Bezuinigen op de basisvoorzieningen die misbruik voorkomen en schade kunnen herstellen veroorzaken impliciet dat vaak hoge risico’s worden geaccepteerd in het geval er toch iets goed verkeerd gaat. De kosten voor herstel, los van de imago-schade, zijn hierbij aanzienlijk.

Dit zijn argumenten om niet te bezuinigen op Informatievoorziening, maar er zijn ook kansen voor besparingen.

a. Verlaag de kosten voor documentair beheer
De digitalisering binnen gemeenten heeft vooral voor de documentaire afdelingen al een grote uitwerking. Postvolumes zijn gemarginaliseerd en het fysiek archief loopt jaarlijks terug. De kostenstructuur van veel gemeenten zijn nog onvoldoende aangepast op deze ontwikkeling. Met name ondersteunende functies zouden opnieuw beoordeeld kunnen worden.

b. Hybride cloud-premise omgeving? Kies voor Cloud
Doordat veel software als de dienst wordt aangeboden (software in de cloud, of Software as a service) is het aantal applicaties en systemen dat gemeenten lokaal installeren en beheren sterk aan het teruglopen. De kosten voor onderhoud en het beheer van de technische systemen worden nauwelijks verlaagd zolang we lokaal technische voorzieningen en applicaties ‘in de lucht’ moeten houden. Als gevolg levert het overnemen van het technisch beheer door de leverancier vaak nauwelijks besparingen op terwijl er wel kosten tegenover staan. Pas als we volledig alle software en systemen in de cloud hebben staan kunnen we hier echt gaan besparen.

c. Beschouw ‘thuiswerken’ niet als een tijdelijke maatregel
Als gevolg van de Corona-crisis vragen veel gemeenten aan de medewerkers om zo veel als mogelijk thuis te werken. Dit thuiswerken is natuurlijk niet voor iedere medewerker, om uiteenlopende redenen, een passende oplossing, maar veel medewerkers omarmen dit principe wel. Door thuiswerken te omarmen als een nieuwe metafoor op samenwerken is het mogelijk om te besparen op kostbare werkplek voorzieningen. Het gemeentehuis van de toekomst is dan waarschijnlijk veel kleiner, ruimschoots voorzien van 1 persoonskamers voor videobellen als ook vergadervoorzieningen die hybride vergaderen (mix van vergaderen op kantoor en vergaderen vanuit huis) optimaal ondersteunen.  Door slimme keuzes in inzet van techniek kan worden bespaard op huisvesting.

d. Bouw niet zomaar dure koppelingen. Ontwikkel onder architectuur
Binnen de gemeentelijke organisatie zit veel data en informatie in de verschillende applicaties. Slimme keuzes in de architectuur kunnen het aantal koppelingen beperken en het voorkomt dat bij applicatievervanging alle maatwerkkoppelingen geheel opnieuw moeten worden ontwikkeld en gebouwd. Koppel zo veel mogelijk applicaties aan basis- en kerngegevens en zo min mogelijk applicaties aan applicaties. 
  • De opkomende API-technologie geeft wellicht stof tot nadenken om de keuzes ten aanzien van de servicebus te heroverwegen.
  • Wordt er gebruik gemaakt van documentkoppelingen, wellicht is het goed deze keuze te heroverwegen
e. Breng de digitale transformatie in versnelling
Veel gemeentelijke organisaties zitten midden in de digitale transformatie. Dat betekent dat digitale toepassingen nog gecombineerd worden met analoge processen. Door de overgang te versnellen kunnen beheerkosten aanmerkelijk worden verminderd.

Wij gaan graag met u in gesprek over de mogelijkheden om de kosten  en opbrengsten van uw informatievoorziening te optimaliseren. Nieuwsgierig neem dan contact op met Rob Cortjens r.cortjens@nativeconsulting.nl of bel 085-4012987. 

Zoeken
Contactpersoon
Rob Cortjens
Partner / Adviseur
0621508683