Outsourcing: transparant, praktisch en gedragen

outsourcing
Steeds meer vakapplicaties en kantoorautomatisering (Office 365) zijn alleen nog als een cloudapplicatie af te nemen. Ook wordt het afnemen van een virtuele werkplek uit de cloud steeds goedkoper. Standaard ICT en ICT-taken worden steeds meer als een dienst aangeboden. Dit heeft een groot effect op de gemeentelijke informatisering en automatisering:
Tegelijkertijd neemt de behoefte aan nieuwe gemeente-specifieke diensten toe die voortkomen uit de behoefte om datagedreven te werken en de digitale transformatie te omarmen. Denk aan het beter beheren van basis-, kern, en georegistraties, kennis en expertise leveren over data-science, internet of things en kunstmatige intelligentie.

Hiermee wordt een duidelijke verandering zichtbaar: standaard automatiseringstaken verdwijnen en digitale-transformatie- en informatiseringsvraagstukken vragen meer aandacht. (lees ook I&A 2025) (top 10 bestuurllijke ICT-aandachtspunten).

Hiermee ontstaat de noodzaak voor gemeenten en samenwerkingsverbanden om oplossingen te vinden voor deze transitie. De oplossing wordt in sterke mate bepaald door de mogelijkheid om uw I&A mensen opnieuw te positioneren. Op hoofdlijnen zijn er een aantal strategieën:
  1. U brengt uw server-infrastructuur naar de cloud en mogelijk ook de virtuele werkplek. U oriënteert zich op het uitbesteden van de ICT-dienstverlening zoals de o.a. de helpdesk, het systeembeheer, het netwerkbeheer, het werkplekbeheer, beheer telefonie, technisch beheer en database beheer.
  2. U organiseert zich samen met een aantal andere gemeenten in een I&A-samenwerking, waarmee u zoveel mogelijk zelf de hosting van applicaties en kantooromgeving verzorgt en zorgt voor een meer geleidelijke transitie naar de cloud. Het samenwerkingsverband transformeert van een automatisering-georiënteerde organisatie naar een ICT-partner nieuwe stijl.
  3. U kiest voor vak-applicaties die on-premise geleverd kunnen worden, en houdt zo veel mogelijk vast aan de on-premise variant. Het voordeel van deze variant is dat u altijd direct over uw eigen data kan beschikken en geen ingewikkelde personele vraagstukken hoeft op te lossen.
Welke strategie u kiest vraagt om een zorgvuldige afweging. Native heeft ervaring om deze keuzes in beeld te brengen en te vertalen naar personele, financiële en organisatorische consequenties zodat u gefundeerde keuzes kunt maken. Ook kunnen we u helpen met de aanbesteding van uw ICT zodat u de juiste oplossing krijgt die past bij uw ambitie

Outsourcing van automatisering

Native heeft de ervaring dat zakelijkheid bij outsourcing-samenwerking-vraagstukken, gecombineerd met het werken aan onderling vertrouwen, en het streven naar een win-win situatie voor beide partijen de meeste garantie geeft op een duurzaam succes. Het doel van outsourcing is om verbeteringen te realiseren op één of meerdere van de 5 K's: Kwetsbaarheid, Kosten, Kwaliteit, Kansen en/of Klanttevredenheid.

Wanneer er i.h.g.v. outsourcing van de automatisering voor een commerciële partij gekozen wordt, zal er een selectie van een goede dienstverlener plaats moeten vinden in 3 subfasen: de scope (1), het inkoopproces (2), en de implementatieplanning en ondertekening (3). In fase 1 wordt er nagedacht over wat de gemeente wil gaan bereiken? Wat is de visie op bedrijfsvoering en dienstverlening? Wat zijn de doelen? Kan de gemeente handelen in het geval van calamiteiten als alles ge-outsourced is? En als we gaan samenwerken, worden we dan geremd door onze partners? Allerlei zaken die een zorgvuldige afweging vragen.

Proces

De volgende stappen worden gezet i.h.g.v. outsourcing van de automatisering, rekening houdend met de positie van de I&A-medewerkers, business continuity, maar ook met de dienstverlening naar de organisatie:
  1. In een kick-off worden betrokkenen geïnformeerd en aandachtspunten verzameld;
  2. Inventariseren van de huidige taken, applicaties, infrastructuur, etc;
  3. Bepalen van beoogde dienstverlening op basis van de visie van de gemeente: hét pakket van eisen;
  4. Opstellen concept financiële business case (bepaling dekking, integratie, desintegratie, achterblijvende kosten);
  5. Marktverkenning: opstellen van longlist, gesprekken voeren met leveranciers, resulterend in een shortlist;
  6. Strategisch inkoop proces: bepaling soort aanbesteding, opstellen aanbestedingsdocumenten, scoringsmethodiek;
  7. Feitelijke aanbesteding (commerciële partijen) of onderhandeling (overheden);
  8. Opstellen van een concept migratieplan (taken, bemensing, kosten, inspanning, resultaat, planning);
  9. Opstellen definitieve businesscase a.d.h.v. punt 7 en 8. Go-no-go door de stuurgroep;
  10. Laatste aanpassingen, definitief maken van alle documenten: formele ondertekening beide partijen.
Door deze aanpak ontstaat er niet alleen een doordacht en samenhangend geheel, maar ook een gedragen proces om te komen tot een outsourcing-partner. Ook ontstaat er een momentum om de plannen daadwerkelijk om te zetten in actie.